Blogi on verkkopäiväkirja jossa yksi tai useampi henkilö voi kirjoittaa esim. kokemuksistaan, ajatuksistaan ja kiinnostuksistaan.
sunnuntai 15. maaliskuuta 2009
excelin ohje
1 Excelin työtila
Tiedon syöttäminen tapahtuu soluihin, joihin viitataan kirjaimilla A, B, C, … (sarakkeet, yhteensä 255 kpl) ja numeroilla (rivit, yhteensä 65536 kpl). Soluihin kirjoitettavat tekstit tasautuvat automaattisesti vasempaan reunaan ja luvut oikeaan.
Käytä numerojen syöttämiseen siihen tarkoitettu näppäimistön laskinosaa ja soluissa liikkumiseen kappaleenvaihto-, sarkain- tai nuoli-näppäimiä.
Alla olevassa kuvassa on nähtävissä Excel –97 for Windowsin työtila.
1.1 Otsikkorivi tai -palkki
Otsikkopalkilla on paljon eri funktioita Windows-ohjelmissa.
Ensimmäinen on ikkunoidun ohjelman liikuttaminen näytöllä. Kun hiiren kursori viedään otsikkopalkin päälle ja painetaan hiiren 1-näppäin (yleensä vasen) pohjaan ja pidetään siellä, voidaan ikkunan paikkaa siirtää näytöllä.
Toinen on tiedoston nimen näyttäminen, jos auki oleva tiedosto peittää koko työtilan.
Muita toimintoja, joita voidaan suorittaa vain otsikkopalkista ovat ikkunan koon muutokset, joita on kolme: Ohjelma voidaan pienetään tehtäväpalkkiin näpäyttämällä –painikkeesta. Painamalla -painiketta saadaan ohjelma palautumaan edelliseen kokoonsa ikkunaksi ja samalla painike muuttaa muotoaan. Painamalla tätä muuttunutta painiketta , ohjelma saadaan peittämään koko näyttö, jolloin työskentelytila on mahdollisimman suuri.
Ohjelma voidaan myös lopettaa, painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa -painiketta, sama toiminto voidaan tehdä ainakin neljällä eri tavalla. Jokaisen Windows-sovelluksen yläreunassa on otsikkorivi. Siitä voi nähdä avoinna olevan tiedoston nimen ja siitä voi siirtää hiirellä raahaten ikkunoitua sovellusta. Otsikkorivin oikeassa reunassa olevat painikkeet (pienennys-, palautus- ja lopettamispainikkeet) vaikuttavat koko ohjelmaan, kun taas alemmat samanlaiset valikkorivillä olevat painikkeet vaikuttavat vain auki olevaan tiedostoon.
1.2 Valikot ja valikkorivi
Ylhäällä olevassa kuvassa on nähtävinä Excel 97:ssa oletuksena olevat valikot . Windows-ohjelmien käyttö helpottamaan eri tietokoneohjelmien tekijät ovat lupautuneet käyttämään tiettyjä sijoitteluja ja näppäinyhdistelmiä, jotka toistuvat samoina useissa Windows-ohjelmissa. Tiedosto-, Muokkaa-, Ikkuna- ja Ohje- valikot ovat löydettävissä jokaisesta Windows-ohjelmasta. Lisäksi niiden sisältö on samanlainen.
Niitä ja työkalurivejä voi jokaisessa Windows-ohjelmissa muokata. Valikoista voi poistaa tai niihin voi lisätä eri toimintoja tai peräti tehdä uuden valikon. Muokkaaminen tapahtuu siten, että viedään hiiren kursori valikkorivin päälle ja valitaan ilmestyvästä valikosta Mukauta… Tämän jälkeen valikoista voidaan raahata pois turhat toiminnot ja lisätä sieltä mahdollisesti puuttuvia. Muutokset ovat aina palautettavissa.
Valikoissa on mahdollista tehdä kolmen tyyppisiä valintoja. Katsotaan tarkemmin tiedosto-valikon kohtia Uusi…, Sulje ja Lähetä. Kohdassa sulje, ei ole mitään ylimääräistä, jolloin voi odottaa, että jotain tapahtuu heti. Tässä tapauksessa asiakirja sulkeutuu. Kohdassa Uusi… sen sijaan on kolme pistettä tekstin perässä. Tällöin voi odottaa, että joutuu vastaamaan, johonkin dialogiin, tässä tapauksessa millaisen asiakirjan haluaan aloittaa. Kun valintaa Lähetä napautetaan, saadaan esille alivalikko, josta voidaan valita lisää eri toimintoja.
Lisäksi valikon joku toiminto tai koko valikko voi olla harmaana. Tämä tarkoittaa silloin, että ko. valintaa ei voida tehdä. Esimerkiksi kopiointi ei voida suorittaa silloin kun mitään ei ole valittu.
Valikkoja, kuten useimpia Windowsin osia voidaan käyttää myös näppäimistöltä. Alt-näppäin vai valikkoon ja alleviivatun kirjaimen painaminen avaa ko. valikon. Esimerkiksi painettaessa Alt+T avataan Tiedosto-valikko. Painettaessa uudelleen T-kirjainta saadaan aikaan tallennus.
Valikko-rivillä nähtävät -painikkeet vaikuttavat auki olevaan asiakirjaan, samoin kuin edellä esitellyt otsikkopalkissa olevat samanlaiset painikkeet.
1.2.1 Tiedosto-valikko
Tiedosto-valikko sisältää jokaisessa Windows-ohjelmassa ainakin seuraavat toiminnot: Lopeta, Tallenna, Tallenna nimellä, Uusi, Avaa, Sulje ja Tulosta. Joissain ohjelmissa voi olla muitakin toimintoja, kuten esimerkiksi Sivun asetukset.
Uuden Windows-ohjelman omaksumista helpottaa esimerkiksi se seikka, että ohjelman voi aina lopettaa valitsemalla Tiedosto/Lopeta.
Valinta suoritetaan siten, että napautetaan hiiren 1-näppäimellä ensin haluttu valikko auki, jonka jälkeen avautuneen valikon päällä hiiren kursoria kuljettaen viedään se halutun toiminnon päälle. Valittuna oleva toiminto värjäytyy kuten vieressä olevassa kuvassa. Tämän jälkeen voidaan jälleen painaa hiiren 1-näppäintä, jolloin valinta tulee suoritetuksi. Tässä tapauksessa ohjelman lopetus.
Valikossa olevien komentojen edessä ja perässä on usein erilaisia merkintöjä, esimerkiksi Tallenna-valinnan jäljessä on Ctrl+S. Tämä tarkoittaa sitä, että painettaessa Ctrl-näppäintä ja S-kirjainta saadaan aikaan sama toiminto eli tallennus. Tallenna valinnan edessä on myös levykkeen kuva . Tällä viitataan Vakio-työkalurivissä olevaan samaan kuvakkeeseen, josta myös tallentaminen voidaan tehdä.
1.2.2 Muokkaa-valikko
Jokaisesta Windows-ohjelman Muokkaa-valikon ensimmäisessä osiossa on toiminto Kumoa (ctrl+z tai alt+askelpalautin). Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen ja Excel 97:ssa erittäin tehokas. Yleensä tavallisissa Windows-ohjelmissa voidaan peruuttaa 3-5 viimeisintä toimintoa. Word-ohjelmassa voidaan vaikka koko päivän työ peruuttaa valitsemalla aina kumoa yhä uudelleen ja uudelleen. Huomaa myös, että toiminto saadaan aikaan myös näppäimillä Ctrl+Z. Myös näppäimet Alt+del –näppäimet ajavat saman asian.
Muokkaa-valikon toisesta osiosta löytyvät myös Windows-ohjelmien käyttöön erittäin kiinteästi kuuluvat toiminnot. Ne ovat Leikkaa, Kopioi ja Liitä. Näiden toimintojen avulla on mahdollista kopioida ja siirtää esimerkiksi tekstiä paikasta toiseen tai asiakirjasta toiseen. Lisäksi näiden toimintojen kautta on jopa mahdollista siirtää eri ohjelmista tietoa toiseen.
Tekstin (tai minkä tahansa objektin) kopiointi (tai siirto) tapahtuu siten että:
- valitaan ensin siirrettävä objekti, esimerkiksi maalataan teksti, tämän jälkeen valitaan Muokkaa/Kopioi.
Ihmettelet ehkä miksi mitään ei tapahtunut. Tämä johtuu siitä, että kopioitava teksti siirtyi Leikepöytä-nimiseen ohjelmaan.
- siirretään kursori paikkaa, jonne kopioitava teksti halutaan.
- valitaan Muokkaa/Liitä, jolloin kopioitu teksti ilmestyy siihen paikkaa, jossa kursori on
Haluttaessa siirtää tekstiä käytetään toimintoa Muokkaa/Leikkaa, jolloin valittu teksti häviää leikepöydälle. Tämän jälkeen siirretään kursori haluttuun paikkaa ja toimitaan samoin kuin kopioidessa.
1.2.2.1 Kopioiminen, leikkaaminen ja liittäminen näppäimistöltä
Kopiointi ja leikkaaminen on monta kertaa paras tehdä näppäimistöltä. Syitä on monia, esimerkiksi nopeus ja hiiren huono käyttötaito. Alhaalla olevassa taulukossa on esitelty mitä näppäimiä voi käyttää. Siinä on erikseen Windows- ja Microsoft-näppäimet. Jako voi tuntua hassulta, koska Windows on Microsoftin tekemä, mutta Windows-näppäimet toimivat jokaisessa Windows-ohjelmassa.
Toiminto
Windows
Mikrosoft
Työkalurivi
Tekstin maalaus
Vaihto + nuolinäppäin
Hiirellä raahaten
Kopioi
Ctrl + Insert
Ctrl + C
Leikkaa
Vaihto + Delete
Ctrl + X
Liitä
Vaihto + Insert
Ctrl + V
1.2.3 Ikkuna
Ikkuna-valikolla on loogisesti vain ikkunoihin liittyviä toimintoja. Kuten lähes kaikissa Windows-ohjelmissa, myös Excelissä on mahdollista avata useita asiakirjoja yhtä aikaa. Ikkuna-valikon viimeisen osion kautta yksinkertaisesti vaihdetaan asiakirjasta toiseen. Esimerkiksi kuvassa on auki peräti 7 Asiakirjaa.
Asiakirjat voidaan myös järjestää kaikki siten, että molemmat tai kaikki asiakirjat ovat näkyvissä. Kuvan tilanteessa Wordin työtila jakaantuisi 7 osaan tai ikkunaan.
Jaa-toiminnolla asiakirja jaetaan kahteen osaan, jolloin voidaan kirjoittaa helposti vaikka asiakirjan alkuun ja loppuun.
Uusi ikkuna –valinta avaa uuden ikkunan jo auki olevasta asiakirjasta.
1.2.4 Ohje
Jokaisessa Windows-ohjelmissa on viimeisenä Ohje-valikko. Sitä kautta saadaan tietoa ohjelman toiminnasta. F1-näppäimen painaminen ajaa saman asian. Tällöin käynnistyy pieni ohjelma, nimeltä avustaja.
Kuva 1: Klemmari-avustaja
Tästä kannattaa valita kohta: Näytä ohjeaiheet, jolloin käynnistyy varsinainen Microsoft Excel Ohje.
Siinä on kolme välilehteä: Sisällys, Hakemisto ja Etsi, joita napauttamalla saadaan hiukan erilaisia ohjeita.
Sisällys-välilehdellä on kerätty aihepiireittäin valmiiksi joitain ohjeita. Hakemisto-välilehdellä ohjeiden aiheet ovat aakkosjärjestyksessä. Tehokkain valinta Etsi, mahdollistaa avustetietojen etsimisen hakusanojen perusteella.
1.3 Työkalurivit
Excel 97:ssa on 13-valmiiksi tehtyä työkaluriviä. Painamalla työkalurivin päällä hiiren 2-näppäintä saadaan näkyviin valikko, josta voidaan valita halutut työkalurivit. Yleensä työkaluriveistä on näkyvissä eli valittuna Vakio- ja muotoilu-kohdat, joista enemmän tuonnempana.
Haluttaessa työkalurivi näyttöön, sen kohdalle lisätään tarkistusmerkki, aivan kuten Juhan oma –tehtäväpalkin kohdalla on.
Tehtäväpalkeista voidaan, samoin kuin valikoistakin, poistaa tarpeettomia painikkeita. Tietenikin toimintoja voidaan myös lisätä.
Esimerkiksi haluttaessa lisätä Vakio-työkaluriviin toiminnot: Lähennä ja loitonna toimitaan seuraavasti:
Ø Valitaan Mukauta
Ø Valitaan välilehti Komennot
Ø Valitaan kohta Näytä ja etsitään -painike ja -painike
Ø Raahataan painikkeet Vakio-työkalurivin päälle siten, että näkyviin saadaan pystyviiva
Ø Vapautetaan hiiren 1-painike, toistetaan toiminto ja suljetaan dialogi
Työkalurivit sisältävät usein kuvakkeita, joiden tulkinta on sangen vaikeaa. Tätä helpottamaan on tehty aputoiminto, joka näyttää pienen selitetekstin kun hiiren kursori jätetään vähäksi aikaa painikkeen päälle.
1.3.1 Vakio-työkalurivi
Vakio-työkalurivin toiminnot ovat oikealta vasemmalle:
· Uusi, Avaa, Tallenna
· Tulosta, Esikatselu, Kieliasun tarkistus
· Leikkaa, kopioi, Liitä, Muotoilusivellin
· Kumoa, Tee Uudelleen
· Lisää hyperlinkki, Web-työkalurivi
· Summa-funktio, Liitä funktio, Lajittele nousevasti, Lajittele laskevasti
· Ohjattu kaavion luominen, Kartta, Piirto, Zoomaa
· Office-avustaja.
1.3.2 Muotoilu-työkalurivi
Muotoilu työkalurivissä on seuraavat toiminnot vasemmalta oikealle:
· Fontin valinta, fonttikoko
· Lihavointi, kursivointi, alleviivaus
· Solun tasaus vasempaan reunaan, solun tasaus keskelle, solun tasaus oikeaan reunaan, yhdistä ja keskitä
· Solun tietojen muuttaminen valuutaksi, prosenteiksi, pilkkumuodon lisääminen, desimaalien lisääminen, desimaalien vähentäminen
· Reunojen piirtäminen, solun täyttöväri ja fontin väri
2 Tekstin kirjoittaminen ja muotoilu Excelillä
Vaikka Excel ei olekaan mikään tekstinkäsittelyohjelma, joutuu silläkin tekemään tavanomaisia korostuksia liittyen fonttien kokoon ja muotoon sekä taustojen väriin yms. seikkoihin.
2.1 Harjoitus
Kirjoita alla olevan taulukon kaltainen lukujärjestys alkaen solusta A1, käyttäen omia tietojasi.
Käytä taulukon alkumuotoiluun automaattista muotoilua (Muotoile/Automaattinen muotoilu) ja lisää loput muotoilut (Muotoile solut) käsin. Lisää taulukon soluihin värejä, vaikka jokaiselle sarakkeelle omansa. Muuta ja lisää reunaviivoja, fonttien värejä jne.
Tallenna taulukko nimellä harjoitus 1.xls.
2.2 Solujen kopiointi ja virheen korjaus
Sulje edellinen tehtävä ja avaa uusi tiedosto (Tiedosto/Uusi/Työkirja).
Kirjoita kuvassa näkyvät tiedot, lukuun ottamatta toista riviä, ja tallenna nimellä harjoitus 2.xls.
Tämän jälkeen harjoitellaan solujen kopiointia ja muokkausta seuraavassa kappaleessa annettavien ohjeiden mukaan.
Kirjoita teksti: Henkilö A soluun B2. Kopioi solu B2 soluihin C2 ja D2 ja korjaa A:t B:ksi ja C:ksi seuraavasti.
Kopiointi voidaan suorittaa joko näppäimistöltä tai hiirellä.
Solun kopiointi Tee näin: vie kursori soluun B2, paina Ctrl+Insert (tai Ctrl+C), paina vaihto-näppäin (korotus, shift) pohjaa, paina oikeaa nuolta kaksi kertaa ja paina Insert (shift-näppäinhän on jo pohjassa tai näppäimiä Ctrl+V)
Tiedon korjaus Tämän jälkeen paina esimerkiksi solussa C2 näppäintä F2, Del-näppäintä (askelpalautin), iso kirjain B ja Enter. Virheen korjaaminen onnistuu myös kun näpäytetään hiirellä kaavarivillä haluttua kohtaa.
Tallenna jälleen kerran tiedosto, kun olet saanut tämän vaiheen valmiiksi.
2.3 Solujen siirto näppäimistöltä
Solujen siirtäminen tapahtuu aivan samoin kuin kopiointikin, vain ensimmäinen kohta muutetaan seuraavaksi:
Ø Tämän jälkeen paina näppäimiä Ctrl+X (tai Shift+Delete), jolloin kaava leikataan tai siirretään ns. leikepöydälle.
3 Kaavojen kirjoittaminen
Jatketaan samalla taulukolla edelleen. Aktivoi solu B6, ts. näpäytä sitä kerran hiirellä. Kirjoita siihen soluun kaava =B3+B4+B5. Hyväksy kaava painamalla Enter-näppäintä. Huomaa =-merkki (yhtäsuuruus) kaavojen alussa, tällöin ”Excel-ymmärtää” solussa olevan tiedon kaavaksi eikä tekstiksi.
Kirjoita soluun C6 kaava =Summa(C3:C5) ja soluun D6 joko kaava =D3+D4+D5 tai =Summa(D3:D5)
Tallenna tämä tiedosto nimellä harjoitus 2b.xls
3.1 Tiedon päivittäminen
Muuta solussa B4 oleva luku 1700:aan. Huomaa samalla summassa tapahtuva muutos kun hyväksyt muutoksen. Excel voidaan asettaa myös siten, että laskeminen tapahtuu vasta kun painetaan F9-näppäintä.
Muuttaessa laskentataulukossa olevia arvoja, niitä ei tarvitse tuhota erikseen, vaan päälle kirjoitettava tieto korvaa solun sisällön Enter-näppäintä painettaessa.
Päällekirjoituksen voi kumota näppäimillä Ctrl+Z tai Alt+Del tai komennolla Muokkaa/Peruuta.
4 Suhteellinen osoitus ja kaavojen kopiointi näppäimistöltä
Kirjoita taulukkoon kuvassa näkyvät tiedot. Tallenna taulukko verkkohakemistoosi nimellä harjoitus 3.xls. Huomaa lomakorvaus- ja palkka-sarakkeiden tietojen keskitys, ja sukunimien tasaus oikeaan reunaan.
Kun olet kirjoittanut solussa E2 olevan kaavan pysähdy hetkeksi. Oletko aikeissa kirjoittaa kaikki soluissa E3-E12 olevat kaavat käsin? Entäpä jos työntekijöitä olisi sata tai tuhat?
Kun solu E2 on aktiivinen, mutta ei kirjoitustilassa, niin kopiointi tapahtuu seuraavasti:
Ø Paina näppäimiä Ctrl+C (tai Ctrl+Insert), jolloin kaava kopioituu ns. leikepöydälle.
Ø Sitten voit painaa vaihto-näppäimen pohjaan ja painaa alanuoli-näppäintä yksitoista kertaa, jolloin alue E3…E12:een maalautuu. Maalaaminen voidaan tehdä myös hiirellä ja solua E2 ei kannata yleensä maalata.
Ø Nyt voit lopuksi liitää kaavan näppäimillä Ctrl+V (tai Shift+Insert) soluihin E3…E12.
Ø Kopiointi voidaan suorittaa myös Muokkaa-valikon kautta hiirtä käyttäen. Muokkaa/Kopioi ja Muokkaa/Liitä.
Tallenna ja vertaa kaavoja soluissa E3, E4, E5 jne. Mitä kaavoille on tapahtunut? Tätä kaavojen muutosta sanotaan suhteelliseksi muutokseksi, ts. mentäessä yksi rivi alaspäin, kaavassa oleva rivinumero muuttuu yhden ylöspäin ja kaava on siis suhteellisesti osoitettu.
Lisää taulukkoon yhteensä rivi soluun C13, kirjoita soluun D13 =Summa(D2:D12) ja kopioi kaava soluihin D13 ja E13. Katso nyt mitä muutoksia näissä kaavoissa tapahtui.
4.1 Pähkinä purtavaksi suhteellisesta osoituksesta
Edellisessä esimerkissä oli kyse ns. suhteellisesta osoituksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa siten, että kun kaava kopioidaan ylös- tai alaspäin, niin kaavassa olevat rivinumerot muuttuvat pykälällä ylös- tai alaspäin samassa suhteessa kuin kopiointikin tapahtui. Kopiointisuunnan ollessa vasen tai oikea, niin saraketunnukset muuttuvat samoin kuin rivinumerotkin.
Mitä tapahtuu kuvassa olevalle kaavalle, kun se kopioidaan
a) Soluun B5? b) Soluun D2?
Entä jos ko. solun kaava siirretään edellä mainittuihin soluihin. Kuinka silloin kaava muuttuu?
5 Absoluuttinen osoitus
Syötä olevassa kuvassa oleva data taulukkoon. Älä missään nimessä syötä mustalla pohjalla olevia arvoja, koska ne saadaan laskemalla syötetyistä arvoista.
Kirjoita soluun C4 kaava, joka laskee vuokran korotuksen markkoina, kuin korotusprosentti on annettu. Kopioi kaava soluihin C5…C9. Katso solujen kaavoja, mitä niissä on tuloksen lisäksi väärin?
Muuta nyt solun C4 kaava ”oikean” muotoon, ts. lisää B1-solun ympärille $-merkit ($B$1). Ne saa myös näppäintä F4-painamalla, kun kursori koskee kaavassa olevaan soluun.
Kopioi kaava soluihin C5…C9. Katso solujen kaavoja, mitä erikoista niiden soluosoitteissa on?
Lisää taulukkoon vielä Uusi vuokra –sarake, joka laskee uuden vuokran sen jälkeen, kuin sitä on korotettu.
Tallenna taulukko nimellä harjoitus 4.xls.
Muuta lopuksi korotusprosenttia siten, että vuokranantaja saa tuhat markkaa enemmän rahaa käteen kuussa. Mikä on oikea prosentti? Tallenna tämä taulukko nimellä harjoitus 4b.xls.
6 Kaavion piirto
6.1 Syötä taulukkoon tiedot
Käytä vieressä olevan kuvan tietoja, jotka kuvaavat erään luokan sukupuolijakaumaa.
Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5.xls.
6.2 Maalaa tiedot, joista kaavio piirretään
Tässä kuvan tapauksessa maalaa alue siten, että aloitat solusta A1 lopetat soluun D3. Maalaaminen näppäimistöltä on usein nopeampaa ja tarkempaa kuin hiirellä, varsinkin jos kyseessä on iso taulukko.
Kuvan tapauksessa mene soluun A1. Paina Ctrl- ja Vaihto-näppäimet pohjaan, kaksi kertaa vasenta nuolinäppäintä ja kaksi kertaa alanuolinäppäintä. Tämä temppu maalaa miten tahansa suuren yhtenäisen alueen.
Huomaa, että solu A1 jää valkoiseksi, vaikka se on valittu!
6.3 Anna kaavionpiirto -komento
Lisää/Kaavio tai valitse työkalupalkista -merkki, jonka jälkeen voit käydä läpi nelivaiheisen ohjatun kaavion luomisen.
6.3.1 Kaavion laji – 1. Vaihe
Kaavioksi voidaan valita lukuisia erilaisia kaaviotyyppejä, pylväskaaviosta kupla kaavioon ja kaikkea siltä väliltä.
Kaavion lajia valittaessa kannattaa kuitenkin olla huolellinen, koska valittu, vaikkakin hienon näköinen, kaavio ei välttämättä anna mitään tietoa.
Esimerkiksi pylväskaavioitakin voi piirtää joko kolmi- tai kaksiulotteisena tai arvoja voidaan verrata luokkien välillä tai osuutena kokonaistulokseen.
6.3.2 Kaavion lähdetiedot – vaihe 2
Kun alue on valmiiksi valittu kaaviota piirrettäessä, niin tähän valintaa ei juurikaan tarvitse puuttua. Valinnasta Sarjat ovat: voidaan vaihtaa selitteen luokka-akselin tietojen paikkaa. Välilehdeltä Sarja taas voidaan arvoalueesta poistaa joitain sarjoja.
Tietoalue tulee automaattisesti siitä alueesta, joka on maalattuna.
Kun tehdään suuri määrä kaaviota ja niiden halutaan olevan samanlaisia, niin silloin kaaviot kopioidaan ja tietoalueet muutetaan yhtenäisyyden saavuttamiseksi.
6.3.3 Kaavion asetukset – vaihe 3
Kaavion asetukset dialogissa on kuusi välilehteä, joista voidaan vaihtaa ja muokata useita kaavioon vaikuttavia asetuksia.
Otsikot- ja Selite-välilehdet ovat ehkä ne eniten käytetyt.
Kaikkia kaavion asetuksia voidaan muuttaa myös jälkikäteen, joten ei kannata huolestu, jos kaikille riveille ei keksi järkevää kirjoitettavaa.
6.3.4 Kaavion sijainti – vaihe 4
Kaavion sijainti voidaan valita kahdesta mahdollisesta, joko uuteen taulukkoon tai objektina, jolloin kaavio ilmestyy samaan taulukkoon, jossa lähdetiedotkin ovat.
Uuteen taulukkoon sijoitettu kaavio luo uuden taulukon, tässä tapauksessa Kaavio1-nimisen, jonne kaavio talletetaan. Tällä valinnalla saavutetaan sellainen etu, että kaavio on heti koko sivun kokoinen, eikä sen koko juurikaan tarvitse asetella haluttaessa tulostaa A4-kokoinen kaavio.
6.3.5 Valmis kaavio – vaihe 5
Valmiin kaavion kokoa, kun on valuttu kaavion muodoksi objekti, voidaan muuttaa kaavion reunoilla olevista tartuntakahvoista. Näitä kahvoja on objektin kulmissa ja näiden välillä, yhteensä kahdeksan kappaletta. Kuten alla olevasta kuvasta on nähtävissä.
6.4 Kaavion asetusten muuttaminen jälkikäteen
Kaavion asetusten muuttaminen tapahtuu siten, että valitaan kaavio aktiiviseksi ja annetaan komento Kaavio tai painetaan hiiren 2-painiketta kaavion päällä.
Valikosta nähdään, että kaikkien neljän eri vaiheen palauttaminen onnistuu aina kaaviolajista sijaintiin asti.
Tallenna taulukkosi vielä kerran ja kopioi tekemäsi kaavio ja muuta sitä kaaviolaji ja lähdetietojen sarjojen asetuksia kuvassa näkyvällä tavalla.
Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5b.xls.
7 Valmiiden funktioiden käyttö
Avaa harjoitus 3.xls. Tallenna se nimellä harjoitus 6.xls. Liitä siihen maksimi- ja minimi funktiot. Kaikki Excelissä olevat funktiot löytyvät komennon Lisää/Funktio tai vakio-työkalupalkista –kuvakkeen alta.
7.1 Valitse solu, johon funktion tulos sijoitetaan
Ennen komennon antamista kannattaa se solu, johon tulos halutaan valita aktiiviseksi.
Tässä tapauksessa mene soluun C15.Anna komento Lisää/Funktio.
Valmiin funktion lisääminen on kaksivaiheinen tapahtuma. Ensin valitaan funktio kuvassa näkyvästä Liitä funktio -dialogista. Vasemmalla siinä on eri funktio luokat ja luokasta Kaikki, löytyvät sitten kaikki Excelissä olevat funktiot.
7.2 Valitse alue, josta funktion tulos lasketaan
Kun oikea funktio on sitten saatu valittua, niin valitaan alue, joka siihen vaikuttaa. Esimerkiksi erilaisissa rahoitusfunktioissa voidaan joutua valitsemaan useita alueita, joista funktion lopullinen tulos lasketaan. Jos funktion nimen ja syntaksin muistaa ulkoa, niin sen voi tietenkin kirjoittaa suoraan kaavariville, esimerkiksi =min(C2:C14).
Dialogissa on useita seikkoja, joita kannattaa seurata. Esimerkiksi kaavan tulos, jos se on tiedossa, niin onko se oikea. Ja ovatko oikeat luvut valittuina.
Lukualue voidaan joko valita hiirellä tai kirjoittaa käsin. Alue, johon funktio vaikuttaa kirjoitetaan siten, että ensi annetaan alkupiste ja sitten loppupiste ja nämä kaksi erotetaan toisistaan kaksoispisteellä, kuten kuvasta on nähtävissä. Jos alueita on useita, niin alueet erotaettaan toisistaan puolipisteellä ja muuten merkitään samoin kuin yhden alueen tapauksessa.
8 Tietojen linkitys Excelissä
Samoin kuin käytät solujen osoitteita laskukaavoissa yhden taulukon sisällä, voit tehdä viittauksia myös muiden laskentataulukoiden tai tiedostojen soluihin.
8.1 Laskentapohjien kopiointi
Syötä alla olevassa kuvassa olevat tiedot. Anna laskentapohjalle nimeksi: ”Myynti 1997” painamalla hiiren 2-näppäintä Taul1-tekstin päällä ja valitse komento nimeä uudelleen.
Tallenna tässä vaiheessa tiedosto nimellä myyntitilasto 2000 verkkoasemaasi.
Tee kopio taulukosta laskentapohjasta Myynti 1997 painamalla hiiren 2-näppäintä samassa paikassa kuten edellisessä tehtävässä ja valitsemalla komento siirrä tai kopioi. Muista lisätä rasti kohtaan: ”Tee kopio”. Katso malli yllä olevasta kuvasta.
Laskentapohjasta toiseen pääset siirtymään joko hiiren avulla tai näppäimillä Ctrl+Page up / Page Down.
Siirry laskentapohjaan Myynti 1997 (2) eli tekemääsi kopioon. Muuta otsikko ja muut tiedot vastamaan vuoden 1998 myyntiä. Nimeä uudelleen laskentapohja ja anna sille nimeksi: ”Myynti 1998”.
Tee vielä tästä laskentapohjasta kopio ja nosta kaikkia hintoja markalla. Muuta laskentapohjan nimeksi ja otsikoksi Myynti 1999.
Tee vielä yksi kopio ja kopioi tai siirrä tämä laskentapohja ensimmäiseksi. Pyyhi kaikki luvut pois taulukosta ja aloita tietojen linkitys.
='Myynti 1997'!D4+'Myynti 1998'!D4+'Myynti 1999'!D4
Käytä numerojen syöttämiseen siihen tarkoitettu näppäimistön laskinosaa ja soluissa liikkumiseen kappaleenvaihto-, sarkain- tai nuoli-näppäimiä.
Alla olevassa kuvassa on nähtävissä Excel –97 for Windowsin työtila.
1.1 Otsikkorivi tai -palkki
Otsikkopalkilla on paljon eri funktioita Windows-ohjelmissa.
Ensimmäinen on ikkunoidun ohjelman liikuttaminen näytöllä. Kun hiiren kursori viedään otsikkopalkin päälle ja painetaan hiiren 1-näppäin (yleensä vasen) pohjaan ja pidetään siellä, voidaan ikkunan paikkaa siirtää näytöllä.
Toinen on tiedoston nimen näyttäminen, jos auki oleva tiedosto peittää koko työtilan.
Muita toimintoja, joita voidaan suorittaa vain otsikkopalkista ovat ikkunan koon muutokset, joita on kolme: Ohjelma voidaan pienetään tehtäväpalkkiin näpäyttämällä –painikkeesta. Painamalla -painiketta saadaan ohjelma palautumaan edelliseen kokoonsa ikkunaksi ja samalla painike muuttaa muotoaan. Painamalla tätä muuttunutta painiketta , ohjelma saadaan peittämään koko näyttö, jolloin työskentelytila on mahdollisimman suuri.
Ohjelma voidaan myös lopettaa, painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa -painiketta, sama toiminto voidaan tehdä ainakin neljällä eri tavalla. Jokaisen Windows-sovelluksen yläreunassa on otsikkorivi. Siitä voi nähdä avoinna olevan tiedoston nimen ja siitä voi siirtää hiirellä raahaten ikkunoitua sovellusta. Otsikkorivin oikeassa reunassa olevat painikkeet (pienennys-, palautus- ja lopettamispainikkeet) vaikuttavat koko ohjelmaan, kun taas alemmat samanlaiset valikkorivillä olevat painikkeet vaikuttavat vain auki olevaan tiedostoon.
1.2 Valikot ja valikkorivi
Ylhäällä olevassa kuvassa on nähtävinä Excel 97:ssa oletuksena olevat valikot . Windows-ohjelmien käyttö helpottamaan eri tietokoneohjelmien tekijät ovat lupautuneet käyttämään tiettyjä sijoitteluja ja näppäinyhdistelmiä, jotka toistuvat samoina useissa Windows-ohjelmissa. Tiedosto-, Muokkaa-, Ikkuna- ja Ohje- valikot ovat löydettävissä jokaisesta Windows-ohjelmasta. Lisäksi niiden sisältö on samanlainen.
Niitä ja työkalurivejä voi jokaisessa Windows-ohjelmissa muokata. Valikoista voi poistaa tai niihin voi lisätä eri toimintoja tai peräti tehdä uuden valikon. Muokkaaminen tapahtuu siten, että viedään hiiren kursori valikkorivin päälle ja valitaan ilmestyvästä valikosta Mukauta… Tämän jälkeen valikoista voidaan raahata pois turhat toiminnot ja lisätä sieltä mahdollisesti puuttuvia. Muutokset ovat aina palautettavissa.
Valikoissa on mahdollista tehdä kolmen tyyppisiä valintoja. Katsotaan tarkemmin tiedosto-valikon kohtia Uusi…, Sulje ja Lähetä. Kohdassa sulje, ei ole mitään ylimääräistä, jolloin voi odottaa, että jotain tapahtuu heti. Tässä tapauksessa asiakirja sulkeutuu. Kohdassa Uusi… sen sijaan on kolme pistettä tekstin perässä. Tällöin voi odottaa, että joutuu vastaamaan, johonkin dialogiin, tässä tapauksessa millaisen asiakirjan haluaan aloittaa. Kun valintaa Lähetä napautetaan, saadaan esille alivalikko, josta voidaan valita lisää eri toimintoja.
Lisäksi valikon joku toiminto tai koko valikko voi olla harmaana. Tämä tarkoittaa silloin, että ko. valintaa ei voida tehdä. Esimerkiksi kopiointi ei voida suorittaa silloin kun mitään ei ole valittu.
Valikkoja, kuten useimpia Windowsin osia voidaan käyttää myös näppäimistöltä. Alt-näppäin vai valikkoon ja alleviivatun kirjaimen painaminen avaa ko. valikon. Esimerkiksi painettaessa Alt+T avataan Tiedosto-valikko. Painettaessa uudelleen T-kirjainta saadaan aikaan tallennus.
Valikko-rivillä nähtävät -painikkeet vaikuttavat auki olevaan asiakirjaan, samoin kuin edellä esitellyt otsikkopalkissa olevat samanlaiset painikkeet.
1.2.1 Tiedosto-valikko
Tiedosto-valikko sisältää jokaisessa Windows-ohjelmassa ainakin seuraavat toiminnot: Lopeta, Tallenna, Tallenna nimellä, Uusi, Avaa, Sulje ja Tulosta. Joissain ohjelmissa voi olla muitakin toimintoja, kuten esimerkiksi Sivun asetukset.
Uuden Windows-ohjelman omaksumista helpottaa esimerkiksi se seikka, että ohjelman voi aina lopettaa valitsemalla Tiedosto/Lopeta.
Valinta suoritetaan siten, että napautetaan hiiren 1-näppäimellä ensin haluttu valikko auki, jonka jälkeen avautuneen valikon päällä hiiren kursoria kuljettaen viedään se halutun toiminnon päälle. Valittuna oleva toiminto värjäytyy kuten vieressä olevassa kuvassa. Tämän jälkeen voidaan jälleen painaa hiiren 1-näppäintä, jolloin valinta tulee suoritetuksi. Tässä tapauksessa ohjelman lopetus.
Valikossa olevien komentojen edessä ja perässä on usein erilaisia merkintöjä, esimerkiksi Tallenna-valinnan jäljessä on Ctrl+S. Tämä tarkoittaa sitä, että painettaessa Ctrl-näppäintä ja S-kirjainta saadaan aikaan sama toiminto eli tallennus. Tallenna valinnan edessä on myös levykkeen kuva . Tällä viitataan Vakio-työkalurivissä olevaan samaan kuvakkeeseen, josta myös tallentaminen voidaan tehdä.
1.2.2 Muokkaa-valikko
Jokaisesta Windows-ohjelman Muokkaa-valikon ensimmäisessä osiossa on toiminto Kumoa (ctrl+z tai alt+askelpalautin). Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen ja Excel 97:ssa erittäin tehokas. Yleensä tavallisissa Windows-ohjelmissa voidaan peruuttaa 3-5 viimeisintä toimintoa. Word-ohjelmassa voidaan vaikka koko päivän työ peruuttaa valitsemalla aina kumoa yhä uudelleen ja uudelleen. Huomaa myös, että toiminto saadaan aikaan myös näppäimillä Ctrl+Z. Myös näppäimet Alt+del –näppäimet ajavat saman asian.
Muokkaa-valikon toisesta osiosta löytyvät myös Windows-ohjelmien käyttöön erittäin kiinteästi kuuluvat toiminnot. Ne ovat Leikkaa, Kopioi ja Liitä. Näiden toimintojen avulla on mahdollista kopioida ja siirtää esimerkiksi tekstiä paikasta toiseen tai asiakirjasta toiseen. Lisäksi näiden toimintojen kautta on jopa mahdollista siirtää eri ohjelmista tietoa toiseen.
Tekstin (tai minkä tahansa objektin) kopiointi (tai siirto) tapahtuu siten että:
- valitaan ensin siirrettävä objekti, esimerkiksi maalataan teksti, tämän jälkeen valitaan Muokkaa/Kopioi.
Ihmettelet ehkä miksi mitään ei tapahtunut. Tämä johtuu siitä, että kopioitava teksti siirtyi Leikepöytä-nimiseen ohjelmaan.
- siirretään kursori paikkaa, jonne kopioitava teksti halutaan.
- valitaan Muokkaa/Liitä, jolloin kopioitu teksti ilmestyy siihen paikkaa, jossa kursori on
Haluttaessa siirtää tekstiä käytetään toimintoa Muokkaa/Leikkaa, jolloin valittu teksti häviää leikepöydälle. Tämän jälkeen siirretään kursori haluttuun paikkaa ja toimitaan samoin kuin kopioidessa.
1.2.2.1 Kopioiminen, leikkaaminen ja liittäminen näppäimistöltä
Kopiointi ja leikkaaminen on monta kertaa paras tehdä näppäimistöltä. Syitä on monia, esimerkiksi nopeus ja hiiren huono käyttötaito. Alhaalla olevassa taulukossa on esitelty mitä näppäimiä voi käyttää. Siinä on erikseen Windows- ja Microsoft-näppäimet. Jako voi tuntua hassulta, koska Windows on Microsoftin tekemä, mutta Windows-näppäimet toimivat jokaisessa Windows-ohjelmassa.
Toiminto
Windows
Mikrosoft
Työkalurivi
Tekstin maalaus
Vaihto + nuolinäppäin
Hiirellä raahaten
Kopioi
Ctrl + Insert
Ctrl + C
Leikkaa
Vaihto + Delete
Ctrl + X
Liitä
Vaihto + Insert
Ctrl + V
1.2.3 Ikkuna
Ikkuna-valikolla on loogisesti vain ikkunoihin liittyviä toimintoja. Kuten lähes kaikissa Windows-ohjelmissa, myös Excelissä on mahdollista avata useita asiakirjoja yhtä aikaa. Ikkuna-valikon viimeisen osion kautta yksinkertaisesti vaihdetaan asiakirjasta toiseen. Esimerkiksi kuvassa on auki peräti 7 Asiakirjaa.
Asiakirjat voidaan myös järjestää kaikki siten, että molemmat tai kaikki asiakirjat ovat näkyvissä. Kuvan tilanteessa Wordin työtila jakaantuisi 7 osaan tai ikkunaan.
Jaa-toiminnolla asiakirja jaetaan kahteen osaan, jolloin voidaan kirjoittaa helposti vaikka asiakirjan alkuun ja loppuun.
Uusi ikkuna –valinta avaa uuden ikkunan jo auki olevasta asiakirjasta.
1.2.4 Ohje
Jokaisessa Windows-ohjelmissa on viimeisenä Ohje-valikko. Sitä kautta saadaan tietoa ohjelman toiminnasta. F1-näppäimen painaminen ajaa saman asian. Tällöin käynnistyy pieni ohjelma, nimeltä avustaja.
Kuva 1: Klemmari-avustaja
Tästä kannattaa valita kohta: Näytä ohjeaiheet, jolloin käynnistyy varsinainen Microsoft Excel Ohje.
Siinä on kolme välilehteä: Sisällys, Hakemisto ja Etsi, joita napauttamalla saadaan hiukan erilaisia ohjeita.
Sisällys-välilehdellä on kerätty aihepiireittäin valmiiksi joitain ohjeita. Hakemisto-välilehdellä ohjeiden aiheet ovat aakkosjärjestyksessä. Tehokkain valinta Etsi, mahdollistaa avustetietojen etsimisen hakusanojen perusteella.
1.3 Työkalurivit
Excel 97:ssa on 13-valmiiksi tehtyä työkaluriviä. Painamalla työkalurivin päällä hiiren 2-näppäintä saadaan näkyviin valikko, josta voidaan valita halutut työkalurivit. Yleensä työkaluriveistä on näkyvissä eli valittuna Vakio- ja muotoilu-kohdat, joista enemmän tuonnempana.
Haluttaessa työkalurivi näyttöön, sen kohdalle lisätään tarkistusmerkki, aivan kuten Juhan oma –tehtäväpalkin kohdalla on.
Tehtäväpalkeista voidaan, samoin kuin valikoistakin, poistaa tarpeettomia painikkeita. Tietenikin toimintoja voidaan myös lisätä.
Esimerkiksi haluttaessa lisätä Vakio-työkaluriviin toiminnot: Lähennä ja loitonna toimitaan seuraavasti:
Ø Valitaan Mukauta
Ø Valitaan välilehti Komennot
Ø Valitaan kohta Näytä ja etsitään -painike ja -painike
Ø Raahataan painikkeet Vakio-työkalurivin päälle siten, että näkyviin saadaan pystyviiva
Ø Vapautetaan hiiren 1-painike, toistetaan toiminto ja suljetaan dialogi
Työkalurivit sisältävät usein kuvakkeita, joiden tulkinta on sangen vaikeaa. Tätä helpottamaan on tehty aputoiminto, joka näyttää pienen selitetekstin kun hiiren kursori jätetään vähäksi aikaa painikkeen päälle.
1.3.1 Vakio-työkalurivi
Vakio-työkalurivin toiminnot ovat oikealta vasemmalle:
· Uusi, Avaa, Tallenna
· Tulosta, Esikatselu, Kieliasun tarkistus
· Leikkaa, kopioi, Liitä, Muotoilusivellin
· Kumoa, Tee Uudelleen
· Lisää hyperlinkki, Web-työkalurivi
· Summa-funktio, Liitä funktio, Lajittele nousevasti, Lajittele laskevasti
· Ohjattu kaavion luominen, Kartta, Piirto, Zoomaa
· Office-avustaja.
1.3.2 Muotoilu-työkalurivi
Muotoilu työkalurivissä on seuraavat toiminnot vasemmalta oikealle:
· Fontin valinta, fonttikoko
· Lihavointi, kursivointi, alleviivaus
· Solun tasaus vasempaan reunaan, solun tasaus keskelle, solun tasaus oikeaan reunaan, yhdistä ja keskitä
· Solun tietojen muuttaminen valuutaksi, prosenteiksi, pilkkumuodon lisääminen, desimaalien lisääminen, desimaalien vähentäminen
· Reunojen piirtäminen, solun täyttöväri ja fontin väri
2 Tekstin kirjoittaminen ja muotoilu Excelillä
Vaikka Excel ei olekaan mikään tekstinkäsittelyohjelma, joutuu silläkin tekemään tavanomaisia korostuksia liittyen fonttien kokoon ja muotoon sekä taustojen väriin yms. seikkoihin.
2.1 Harjoitus
Kirjoita alla olevan taulukon kaltainen lukujärjestys alkaen solusta A1, käyttäen omia tietojasi.
Käytä taulukon alkumuotoiluun automaattista muotoilua (Muotoile/Automaattinen muotoilu) ja lisää loput muotoilut (Muotoile solut) käsin. Lisää taulukon soluihin värejä, vaikka jokaiselle sarakkeelle omansa. Muuta ja lisää reunaviivoja, fonttien värejä jne.
Tallenna taulukko nimellä harjoitus 1.xls.
2.2 Solujen kopiointi ja virheen korjaus
Sulje edellinen tehtävä ja avaa uusi tiedosto (Tiedosto/Uusi/Työkirja).
Kirjoita kuvassa näkyvät tiedot, lukuun ottamatta toista riviä, ja tallenna nimellä harjoitus 2.xls.
Tämän jälkeen harjoitellaan solujen kopiointia ja muokkausta seuraavassa kappaleessa annettavien ohjeiden mukaan.
Kirjoita teksti: Henkilö A soluun B2. Kopioi solu B2 soluihin C2 ja D2 ja korjaa A:t B:ksi ja C:ksi seuraavasti.
Kopiointi voidaan suorittaa joko näppäimistöltä tai hiirellä.
Solun kopiointi Tee näin: vie kursori soluun B2, paina Ctrl+Insert (tai Ctrl+C), paina vaihto-näppäin (korotus, shift) pohjaa, paina oikeaa nuolta kaksi kertaa ja paina Insert (shift-näppäinhän on jo pohjassa tai näppäimiä Ctrl+V)
Tiedon korjaus Tämän jälkeen paina esimerkiksi solussa C2 näppäintä F2, Del-näppäintä (askelpalautin), iso kirjain B ja Enter. Virheen korjaaminen onnistuu myös kun näpäytetään hiirellä kaavarivillä haluttua kohtaa.
Tallenna jälleen kerran tiedosto, kun olet saanut tämän vaiheen valmiiksi.
2.3 Solujen siirto näppäimistöltä
Solujen siirtäminen tapahtuu aivan samoin kuin kopiointikin, vain ensimmäinen kohta muutetaan seuraavaksi:
Ø Tämän jälkeen paina näppäimiä Ctrl+X (tai Shift+Delete), jolloin kaava leikataan tai siirretään ns. leikepöydälle.
3 Kaavojen kirjoittaminen
Jatketaan samalla taulukolla edelleen. Aktivoi solu B6, ts. näpäytä sitä kerran hiirellä. Kirjoita siihen soluun kaava =B3+B4+B5. Hyväksy kaava painamalla Enter-näppäintä. Huomaa =-merkki (yhtäsuuruus) kaavojen alussa, tällöin ”Excel-ymmärtää” solussa olevan tiedon kaavaksi eikä tekstiksi.
Kirjoita soluun C6 kaava =Summa(C3:C5) ja soluun D6 joko kaava =D3+D4+D5 tai =Summa(D3:D5)
Tallenna tämä tiedosto nimellä harjoitus 2b.xls
3.1 Tiedon päivittäminen
Muuta solussa B4 oleva luku 1700:aan. Huomaa samalla summassa tapahtuva muutos kun hyväksyt muutoksen. Excel voidaan asettaa myös siten, että laskeminen tapahtuu vasta kun painetaan F9-näppäintä.
Muuttaessa laskentataulukossa olevia arvoja, niitä ei tarvitse tuhota erikseen, vaan päälle kirjoitettava tieto korvaa solun sisällön Enter-näppäintä painettaessa.
Päällekirjoituksen voi kumota näppäimillä Ctrl+Z tai Alt+Del tai komennolla Muokkaa/Peruuta.
4 Suhteellinen osoitus ja kaavojen kopiointi näppäimistöltä
Kirjoita taulukkoon kuvassa näkyvät tiedot. Tallenna taulukko verkkohakemistoosi nimellä harjoitus 3.xls. Huomaa lomakorvaus- ja palkka-sarakkeiden tietojen keskitys, ja sukunimien tasaus oikeaan reunaan.
Kun olet kirjoittanut solussa E2 olevan kaavan pysähdy hetkeksi. Oletko aikeissa kirjoittaa kaikki soluissa E3-E12 olevat kaavat käsin? Entäpä jos työntekijöitä olisi sata tai tuhat?
Kun solu E2 on aktiivinen, mutta ei kirjoitustilassa, niin kopiointi tapahtuu seuraavasti:
Ø Paina näppäimiä Ctrl+C (tai Ctrl+Insert), jolloin kaava kopioituu ns. leikepöydälle.
Ø Sitten voit painaa vaihto-näppäimen pohjaan ja painaa alanuoli-näppäintä yksitoista kertaa, jolloin alue E3…E12:een maalautuu. Maalaaminen voidaan tehdä myös hiirellä ja solua E2 ei kannata yleensä maalata.
Ø Nyt voit lopuksi liitää kaavan näppäimillä Ctrl+V (tai Shift+Insert) soluihin E3…E12.
Ø Kopiointi voidaan suorittaa myös Muokkaa-valikon kautta hiirtä käyttäen. Muokkaa/Kopioi ja Muokkaa/Liitä.
Tallenna ja vertaa kaavoja soluissa E3, E4, E5 jne. Mitä kaavoille on tapahtunut? Tätä kaavojen muutosta sanotaan suhteelliseksi muutokseksi, ts. mentäessä yksi rivi alaspäin, kaavassa oleva rivinumero muuttuu yhden ylöspäin ja kaava on siis suhteellisesti osoitettu.
Lisää taulukkoon yhteensä rivi soluun C13, kirjoita soluun D13 =Summa(D2:D12) ja kopioi kaava soluihin D13 ja E13. Katso nyt mitä muutoksia näissä kaavoissa tapahtui.
4.1 Pähkinä purtavaksi suhteellisesta osoituksesta
Edellisessä esimerkissä oli kyse ns. suhteellisesta osoituksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa siten, että kun kaava kopioidaan ylös- tai alaspäin, niin kaavassa olevat rivinumerot muuttuvat pykälällä ylös- tai alaspäin samassa suhteessa kuin kopiointikin tapahtui. Kopiointisuunnan ollessa vasen tai oikea, niin saraketunnukset muuttuvat samoin kuin rivinumerotkin.
Mitä tapahtuu kuvassa olevalle kaavalle, kun se kopioidaan
a) Soluun B5? b) Soluun D2?
Entä jos ko. solun kaava siirretään edellä mainittuihin soluihin. Kuinka silloin kaava muuttuu?
5 Absoluuttinen osoitus
Syötä olevassa kuvassa oleva data taulukkoon. Älä missään nimessä syötä mustalla pohjalla olevia arvoja, koska ne saadaan laskemalla syötetyistä arvoista.
Kirjoita soluun C4 kaava, joka laskee vuokran korotuksen markkoina, kuin korotusprosentti on annettu. Kopioi kaava soluihin C5…C9. Katso solujen kaavoja, mitä niissä on tuloksen lisäksi väärin?
Muuta nyt solun C4 kaava ”oikean” muotoon, ts. lisää B1-solun ympärille $-merkit ($B$1). Ne saa myös näppäintä F4-painamalla, kun kursori koskee kaavassa olevaan soluun.
Kopioi kaava soluihin C5…C9. Katso solujen kaavoja, mitä erikoista niiden soluosoitteissa on?
Lisää taulukkoon vielä Uusi vuokra –sarake, joka laskee uuden vuokran sen jälkeen, kuin sitä on korotettu.
Tallenna taulukko nimellä harjoitus 4.xls.
Muuta lopuksi korotusprosenttia siten, että vuokranantaja saa tuhat markkaa enemmän rahaa käteen kuussa. Mikä on oikea prosentti? Tallenna tämä taulukko nimellä harjoitus 4b.xls.
6 Kaavion piirto
6.1 Syötä taulukkoon tiedot
Käytä vieressä olevan kuvan tietoja, jotka kuvaavat erään luokan sukupuolijakaumaa.
Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5.xls.
6.2 Maalaa tiedot, joista kaavio piirretään
Tässä kuvan tapauksessa maalaa alue siten, että aloitat solusta A1 lopetat soluun D3. Maalaaminen näppäimistöltä on usein nopeampaa ja tarkempaa kuin hiirellä, varsinkin jos kyseessä on iso taulukko.
Kuvan tapauksessa mene soluun A1. Paina Ctrl- ja Vaihto-näppäimet pohjaan, kaksi kertaa vasenta nuolinäppäintä ja kaksi kertaa alanuolinäppäintä. Tämä temppu maalaa miten tahansa suuren yhtenäisen alueen.
Huomaa, että solu A1 jää valkoiseksi, vaikka se on valittu!
6.3 Anna kaavionpiirto -komento
Lisää/Kaavio tai valitse työkalupalkista -merkki, jonka jälkeen voit käydä läpi nelivaiheisen ohjatun kaavion luomisen.
6.3.1 Kaavion laji – 1. Vaihe
Kaavioksi voidaan valita lukuisia erilaisia kaaviotyyppejä, pylväskaaviosta kupla kaavioon ja kaikkea siltä väliltä.
Kaavion lajia valittaessa kannattaa kuitenkin olla huolellinen, koska valittu, vaikkakin hienon näköinen, kaavio ei välttämättä anna mitään tietoa.
Esimerkiksi pylväskaavioitakin voi piirtää joko kolmi- tai kaksiulotteisena tai arvoja voidaan verrata luokkien välillä tai osuutena kokonaistulokseen.
6.3.2 Kaavion lähdetiedot – vaihe 2
Kun alue on valmiiksi valittu kaaviota piirrettäessä, niin tähän valintaa ei juurikaan tarvitse puuttua. Valinnasta Sarjat ovat: voidaan vaihtaa selitteen luokka-akselin tietojen paikkaa. Välilehdeltä Sarja taas voidaan arvoalueesta poistaa joitain sarjoja.
Tietoalue tulee automaattisesti siitä alueesta, joka on maalattuna.
Kun tehdään suuri määrä kaaviota ja niiden halutaan olevan samanlaisia, niin silloin kaaviot kopioidaan ja tietoalueet muutetaan yhtenäisyyden saavuttamiseksi.
6.3.3 Kaavion asetukset – vaihe 3
Kaavion asetukset dialogissa on kuusi välilehteä, joista voidaan vaihtaa ja muokata useita kaavioon vaikuttavia asetuksia.
Otsikot- ja Selite-välilehdet ovat ehkä ne eniten käytetyt.
Kaikkia kaavion asetuksia voidaan muuttaa myös jälkikäteen, joten ei kannata huolestu, jos kaikille riveille ei keksi järkevää kirjoitettavaa.
6.3.4 Kaavion sijainti – vaihe 4
Kaavion sijainti voidaan valita kahdesta mahdollisesta, joko uuteen taulukkoon tai objektina, jolloin kaavio ilmestyy samaan taulukkoon, jossa lähdetiedotkin ovat.
Uuteen taulukkoon sijoitettu kaavio luo uuden taulukon, tässä tapauksessa Kaavio1-nimisen, jonne kaavio talletetaan. Tällä valinnalla saavutetaan sellainen etu, että kaavio on heti koko sivun kokoinen, eikä sen koko juurikaan tarvitse asetella haluttaessa tulostaa A4-kokoinen kaavio.
6.3.5 Valmis kaavio – vaihe 5
Valmiin kaavion kokoa, kun on valuttu kaavion muodoksi objekti, voidaan muuttaa kaavion reunoilla olevista tartuntakahvoista. Näitä kahvoja on objektin kulmissa ja näiden välillä, yhteensä kahdeksan kappaletta. Kuten alla olevasta kuvasta on nähtävissä.
6.4 Kaavion asetusten muuttaminen jälkikäteen
Kaavion asetusten muuttaminen tapahtuu siten, että valitaan kaavio aktiiviseksi ja annetaan komento Kaavio tai painetaan hiiren 2-painiketta kaavion päällä.
Valikosta nähdään, että kaikkien neljän eri vaiheen palauttaminen onnistuu aina kaaviolajista sijaintiin asti.
Tallenna taulukkosi vielä kerran ja kopioi tekemäsi kaavio ja muuta sitä kaaviolaji ja lähdetietojen sarjojen asetuksia kuvassa näkyvällä tavalla.
Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5b.xls.
7 Valmiiden funktioiden käyttö
Avaa harjoitus 3.xls. Tallenna se nimellä harjoitus 6.xls. Liitä siihen maksimi- ja minimi funktiot. Kaikki Excelissä olevat funktiot löytyvät komennon Lisää/Funktio tai vakio-työkalupalkista –kuvakkeen alta.
7.1 Valitse solu, johon funktion tulos sijoitetaan
Ennen komennon antamista kannattaa se solu, johon tulos halutaan valita aktiiviseksi.
Tässä tapauksessa mene soluun C15.Anna komento Lisää/Funktio.
Valmiin funktion lisääminen on kaksivaiheinen tapahtuma. Ensin valitaan funktio kuvassa näkyvästä Liitä funktio -dialogista. Vasemmalla siinä on eri funktio luokat ja luokasta Kaikki, löytyvät sitten kaikki Excelissä olevat funktiot.
7.2 Valitse alue, josta funktion tulos lasketaan
Kun oikea funktio on sitten saatu valittua, niin valitaan alue, joka siihen vaikuttaa. Esimerkiksi erilaisissa rahoitusfunktioissa voidaan joutua valitsemaan useita alueita, joista funktion lopullinen tulos lasketaan. Jos funktion nimen ja syntaksin muistaa ulkoa, niin sen voi tietenkin kirjoittaa suoraan kaavariville, esimerkiksi =min(C2:C14).
Dialogissa on useita seikkoja, joita kannattaa seurata. Esimerkiksi kaavan tulos, jos se on tiedossa, niin onko se oikea. Ja ovatko oikeat luvut valittuina.
Lukualue voidaan joko valita hiirellä tai kirjoittaa käsin. Alue, johon funktio vaikuttaa kirjoitetaan siten, että ensi annetaan alkupiste ja sitten loppupiste ja nämä kaksi erotetaan toisistaan kaksoispisteellä, kuten kuvasta on nähtävissä. Jos alueita on useita, niin alueet erotaettaan toisistaan puolipisteellä ja muuten merkitään samoin kuin yhden alueen tapauksessa.
8 Tietojen linkitys Excelissä
Samoin kuin käytät solujen osoitteita laskukaavoissa yhden taulukon sisällä, voit tehdä viittauksia myös muiden laskentataulukoiden tai tiedostojen soluihin.
8.1 Laskentapohjien kopiointi
Syötä alla olevassa kuvassa olevat tiedot. Anna laskentapohjalle nimeksi: ”Myynti 1997” painamalla hiiren 2-näppäintä Taul1-tekstin päällä ja valitse komento nimeä uudelleen.
Tallenna tässä vaiheessa tiedosto nimellä myyntitilasto 2000 verkkoasemaasi.
Tee kopio taulukosta laskentapohjasta Myynti 1997 painamalla hiiren 2-näppäintä samassa paikassa kuten edellisessä tehtävässä ja valitsemalla komento siirrä tai kopioi. Muista lisätä rasti kohtaan: ”Tee kopio”. Katso malli yllä olevasta kuvasta.
Laskentapohjasta toiseen pääset siirtymään joko hiiren avulla tai näppäimillä Ctrl+Page up / Page Down.
Siirry laskentapohjaan Myynti 1997 (2) eli tekemääsi kopioon. Muuta otsikko ja muut tiedot vastamaan vuoden 1998 myyntiä. Nimeä uudelleen laskentapohja ja anna sille nimeksi: ”Myynti 1998”.
Tee vielä tästä laskentapohjasta kopio ja nosta kaikkia hintoja markalla. Muuta laskentapohjan nimeksi ja otsikoksi Myynti 1999.
Tee vielä yksi kopio ja kopioi tai siirrä tämä laskentapohja ensimmäiseksi. Pyyhi kaikki luvut pois taulukosta ja aloita tietojen linkitys.
='Myynti 1997'!D4+'Myynti 1998'!D4+'Myynti 1999'!D4
google ohje
Aloittaaksesi haun kirjoita yksi tai useampia sanoja sivun keskellä olevaan tekstilaatikkoon ja paina enteriä (tai hiirellä google-haku painiketta). Tämän jälkeen Google hakee ne sivut, joissa esiintyvät kaikki hakuun kirjoittamasi sanat. Google asettaa etusijalle ne sivut, joissa kirjoittamasi hakusanat sijoittuvat lähelle toisiaan. Jos haluat rajata hakua tarkemmin, lisää hakuun sanoja.
Jos haluat jättää jonkun sanan pois hausta, lisää sanan eteen miinusmerkki. Muista tällöin käyttää välilyöntiä ennen ”-” merkkiä. Esimerkiksi haku jääkiekko –ilves hakee sivut joissa on sana jääkiekko mutta ei sanaa ilves. Miinusmerkkien käyttöä kannattaa käyttää harkiten, edellä mainittu hakuesimerkki jättää nimittäin sellaiset Tapparan sivut huomioimatta, joissa on mainittu nimeltä rakas paikallisvastustaja Ilves.
Halutessasi etsiä kokonaisia lauseita tai fraaseja niin laita sanojen ympärille lainausmerkit. Esimerkiksi haku ”tampere united” hakee sivuja, joissa nuo sanat on kirjoitettu tekstiin peräkkäin. Näin saadaan rajattua pois sivut joissa tampere on mainittu erikseen. Lainausmerkkien ja miinusmerkkien käyttöä voi yhdistellä. Esimerkiksi ”tampere united” –haka.
Googlesta löytyy myös tarkennettu haku -toiminto, jonka avulla voit vielä täsmentää hakuasi. Linkki tähän löytyy tekstilaatikon oikealta puolelta. Seuraavassa käydään lyhyesti kohta kohdalta läpi tarkennetun lisähaun eri valinnat.
Kaikilla sanoilla -kohtaan voi kirjoittaa haluamansa hakusanat. Toiminto on täsmälleen sama kuin etusivulle kirjoitettaessa yksi tai useampi hakusana.
Täsmällisellä ilmauksella toimii samalla tavalla kuin kirjoitettaessa etusivulle sanat lainausmerkkeihin.
Millä tahansa sanoista -kohtaan voi kirjoittaa yhden tai useamman hakusanan. Google etsii ne sivut, joista löytyy joku antamistasi hakusanoista.
Ilman sanoja -kohtaan voi laittaa yhden tai useamman sanan, joita ei halua hakuunsa mukaan. Toiminto vastaa etusivulla käytettävää miinus-merkkiä.
Kieli-kohdan oikealla puolella on valikko, josta voi valita haluamansa kielen. Oletuksena Google etsii sivuja millä tahansa kielellä, mutta valikosta voi rajata haun esimerkiksi suomen, ruotsin tai englannin kielelle.
Tiedostomuoto-kohdassa voi valita hakeeko vain tietyllä tiedostomuodolla tehtyjä sivuja. Tai sitten voi rajata jollain tiedostomuodolla tehdyt sivut pois. Kohdan oikeassa reunassa on valikko, josta voi valita haluamansa tiedostomuodon (esim. pdf).
Pvm-kohdassa voi rajata sivun päivitys ajankohtaa. Esimerkiksi viimeisen kolmen kuukauden aikana valmistuneisiin sivuihin.
Esiintymät-kohdassa voi rajata hakusanansa esiintymään tietyssä kohtaa sivua.
Huomaa että tässä kohdassa otsikko ei tarkoita samaa asiaa kuin esimerkiksi word dokumenttiin tehty otsikko. WWW –sivun otsikko näkyy selaimessa ylhäällä sinisessä otsikkorivin palkissa ja sivun tekijä on sen sinne erikseen määritellyt.
Kohta url taas tarkoittaa sivun osoitetta (esim. www.tampere.fi). Eli jos hakusana on tampere ja tähän esiintymä kohtaan on valittu url, niin Google hakee sivut joiden www –osoitteessa on sana tampere.
Verkkotunnukset-kohtaan voi valita hakeeko vain tietystä verkkotunnuksesta löytyviä sivuja. Tai sitten voi rajata tietyssä verkkotunnuksessa olevat sivut pois. Esimerkkejä .fi, .org, tampere.fi, uta.fi.
Samanlainen-kohtaan voi laittaa jonkin www –osoitteen, jonka jälkeen Google hakee samankaltaisia sivuja. Kokeile osoitteita www.uta.fi ja www.nokia.com ja katso minkälaisia sivuja Google löytää tuon perusteella.
Linkit-kohtaan voi laittaa jonkin www–osoitteen, jonka jälkeen Google hakee sivut, jotka on linkitetty kyseiseen osoitteeseen. Esimerkiksi www.tampere.fi hakee sivut, joista löytyy linkki Tampereen kaupungin etusivulle.
Yhdistelemällä noita yllä olevia toimintoja saadaan hakua rajattua varsin tehokkaasti. Jos saat hakuusi vastaukseksi useita tuhansia sivuja, niin voit yrittää lisätä hakuehtoja. Jos taas antamasi ehtojen jälkeen Google ei löydä yhtään sivua, niin ota joitakin toimintoja pois. Tätä voi yrittää myös silloin, jos Google löytää muutaman sivun, mutta hakemasi ei ole niiden jokossa.
Jos haluat jättää jonkun sanan pois hausta, lisää sanan eteen miinusmerkki. Muista tällöin käyttää välilyöntiä ennen ”-” merkkiä. Esimerkiksi haku jääkiekko –ilves hakee sivut joissa on sana jääkiekko mutta ei sanaa ilves. Miinusmerkkien käyttöä kannattaa käyttää harkiten, edellä mainittu hakuesimerkki jättää nimittäin sellaiset Tapparan sivut huomioimatta, joissa on mainittu nimeltä rakas paikallisvastustaja Ilves.
Halutessasi etsiä kokonaisia lauseita tai fraaseja niin laita sanojen ympärille lainausmerkit. Esimerkiksi haku ”tampere united” hakee sivuja, joissa nuo sanat on kirjoitettu tekstiin peräkkäin. Näin saadaan rajattua pois sivut joissa tampere on mainittu erikseen. Lainausmerkkien ja miinusmerkkien käyttöä voi yhdistellä. Esimerkiksi ”tampere united” –haka.
Googlesta löytyy myös tarkennettu haku -toiminto, jonka avulla voit vielä täsmentää hakuasi. Linkki tähän löytyy tekstilaatikon oikealta puolelta. Seuraavassa käydään lyhyesti kohta kohdalta läpi tarkennetun lisähaun eri valinnat.
Kaikilla sanoilla -kohtaan voi kirjoittaa haluamansa hakusanat. Toiminto on täsmälleen sama kuin etusivulle kirjoitettaessa yksi tai useampi hakusana.
Täsmällisellä ilmauksella toimii samalla tavalla kuin kirjoitettaessa etusivulle sanat lainausmerkkeihin.
Millä tahansa sanoista -kohtaan voi kirjoittaa yhden tai useamman hakusanan. Google etsii ne sivut, joista löytyy joku antamistasi hakusanoista.
Ilman sanoja -kohtaan voi laittaa yhden tai useamman sanan, joita ei halua hakuunsa mukaan. Toiminto vastaa etusivulla käytettävää miinus-merkkiä.
Kieli-kohdan oikealla puolella on valikko, josta voi valita haluamansa kielen. Oletuksena Google etsii sivuja millä tahansa kielellä, mutta valikosta voi rajata haun esimerkiksi suomen, ruotsin tai englannin kielelle.
Tiedostomuoto-kohdassa voi valita hakeeko vain tietyllä tiedostomuodolla tehtyjä sivuja. Tai sitten voi rajata jollain tiedostomuodolla tehdyt sivut pois. Kohdan oikeassa reunassa on valikko, josta voi valita haluamansa tiedostomuodon (esim. pdf).
Pvm-kohdassa voi rajata sivun päivitys ajankohtaa. Esimerkiksi viimeisen kolmen kuukauden aikana valmistuneisiin sivuihin.
Esiintymät-kohdassa voi rajata hakusanansa esiintymään tietyssä kohtaa sivua.
Huomaa että tässä kohdassa otsikko ei tarkoita samaa asiaa kuin esimerkiksi word dokumenttiin tehty otsikko. WWW –sivun otsikko näkyy selaimessa ylhäällä sinisessä otsikkorivin palkissa ja sivun tekijä on sen sinne erikseen määritellyt.
Kohta url taas tarkoittaa sivun osoitetta (esim. www.tampere.fi). Eli jos hakusana on tampere ja tähän esiintymä kohtaan on valittu url, niin Google hakee sivut joiden www –osoitteessa on sana tampere.
Verkkotunnukset-kohtaan voi valita hakeeko vain tietystä verkkotunnuksesta löytyviä sivuja. Tai sitten voi rajata tietyssä verkkotunnuksessa olevat sivut pois. Esimerkkejä .fi, .org, tampere.fi, uta.fi.
Samanlainen-kohtaan voi laittaa jonkin www –osoitteen, jonka jälkeen Google hakee samankaltaisia sivuja. Kokeile osoitteita www.uta.fi ja www.nokia.com ja katso minkälaisia sivuja Google löytää tuon perusteella.
Linkit-kohtaan voi laittaa jonkin www–osoitteen, jonka jälkeen Google hakee sivut, jotka on linkitetty kyseiseen osoitteeseen. Esimerkiksi www.tampere.fi hakee sivut, joista löytyy linkki Tampereen kaupungin etusivulle.
Yhdistelemällä noita yllä olevia toimintoja saadaan hakua rajattua varsin tehokkaasti. Jos saat hakuusi vastaukseksi useita tuhansia sivuja, niin voit yrittää lisätä hakuehtoja. Jos taas antamasi ehtojen jälkeen Google ei löydä yhtään sivua, niin ota joitakin toimintoja pois. Tätä voi yrittää myös silloin, jos Google löytää muutaman sivun, mutta hakemasi ei ole niiden jokossa.
word ohje
1 WORDIN ASETUKSIA
Jotta Wordilla olisi mukava tehdä töitä, on suositeltavaa tehdä seuraavat säädöt. Komennolla »Työkalut - Automaattisen korjauksen asetukset...» saadaan esiin valintaikkuna, jossa kannattaa tarkistaa, että asetukset ovat seuraavasti »Auto-maattinen korjaus» -välilehdellä:
Vastaavasti välilehdellä »Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa» -välilehdellä asetukset voisivat olla seuraavat:
Komennolla »Työkalut - Asetukset» päästään toisenlaisiin asetuksiin, joista tär-keimmät ovat välilehdillä »Näkymä» ja »Muokkaa»: Word-ohje 3
Tämän valintaikkunan vaihtoehdoista erityisen tärkeitä ovat seuraavat:
– ruksi kohdassa »Kappalemerkit»
– ruksi kohdassa »Piiloteksti»
– jokin positiivinen arvo kohdassa »Tyylialueen leveys».
Tämän valintaikkunan vaihtoehdoista erityisen tärkeitä ovat seuraavat:
– »Lisää tai liitä kuvat muodossa: Tekstin tasossa»
– ei ruksia kohdassa »Ota Napsauta ja kirjoita -toiminto käyttöön»
– ruksi kohdassa »Kysy tyylien päivitystä»
– ei ruksia kohdassa »Pidä kirjaa muotoiluista».
4 Word-ohje
2 MALLIN KÄYTTÖÖNOTTO
Mallitiedosto Tutkielma.dot voidaan sijoittaa periaatteessa minne tahansa. Paras-ta se on kuitenkin sijoittaa (siis siirtää tai kopioida) mallikansioon, joka saadaan tietää (ja asettaa halutuksi) komennolla »Työkalut - Asetukset... - Oletuskansiot - Käyttäjän mallit».
Jos Tutkielma.dot sijaitsee mallikansiossa, uusi tutkielma voidaan aloittaa seu-raavasti:
1. Valitse komento »Tiedosto - Uusi...». Wordin ikkunan oikeaan laitaan ilmaan-tuu »Uusi asiakirja» -tehtäväruutu.
2. Napsauta tehtäväruudun »Omassa tietokoneessa» -linkkiä, jolloin ruudulle ilmaantuu »Mallit»-valintaikkuna, jossa »Yleiset»-välilehdellä näkyy mallitie-dosto Tutkielma.dot.
3. Kaksoisnapsauta Tutkielma.dot-tiedostoa.
Jos olet jo aiemmin käyttänyt Tutkielma-mallia edellä kuvatulla tavalla, sen nimi näkyy »Uusi asiakirja» -tehtäväruudun alalaidassa ja voit yksinkertaisesti nap-sauttaa sitä hiirellä.
Sijaitsee Tutkielma-malli sitten mallikansiossa tai jossain muualla, sitä voidaan käyttää kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. Koska kyse on mallitiedostosta, se ei avaudu, vaan syntyy uusi tyhjä asiakirja sen pohjalle.
Keskeinen osa mallia ovat sen sisältämät tyylit. Tyylien käyttämiseksi voidaan ottaa esiin »Tyylit ja muotoilut» -tehtäväruutu. Se käy esim. komennolla »Muo-toile - Tyylit ja muotoilut...». Kun kyseinen tehtäväruutu on esillä, voi olla tar-peen säätää, ettei luettelossa näy turhaan ylimääräisiä tyylejä: alalaidan avattavas-ta luetteloruudusta valitaan vaihtoehto »Käytettävissä olevat tyylit». Word-ohje 5
3 TAULUKKOSIVUJEN TÄYTTÄMINEN
3.1 Abstraktin 1. sivu
Abstraktitiedostossa on kaksi samanlaista, mutta erikielistä taulukkoa, jonka reunaviivoista osa tulostuu, osa ei.
Jos taulukon solujen reunaviivat eivät täyttövaiheessa näy, on hyvä asettaa ne päälle komen-nolla »Taulukko - Näytä ruu-dukko».
Taulukossa ei ole tarkoitus kor-vata mitään vaan täyttää kunkin otsikon alla olevaan soluun asianmukainen teksti (tai muu merkkijono).
powerpoint ohje
PowerPoint perusteet
PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelmisto, jolla voi tuottaa
· esityksiä, jotka voivat sisältää tekstejä, piirroksia, kaavioita tai kuvia
· vaikuttavia esityksiä, koska ohjelmassa on kaiutintuki
· dioja, joista voi tulostaa mustavalkoisia tai värillisiä piirtoheitinkalvoja tai teettää 35 mm dioja
· yleisölle jaettavia tiivistelmiä, joissa diat on pienennetty niin, että yhdellä sivulla on kaksi, kolme tai kuusia diaa. Sivulle voi tulostaa myös yrityksen nimen, päivämäärän ja sivunron
· muistiinpanot, jolla on dian pienennetty kuva ja diasta tehty muistiinpano
· jäsennyksiä, jossa näkyy diojen tekstit peräkkäin
1.1 PowerPointin näyttö
Vakiotyökalurivi
Muotoilu-työkalurivi
Viivain eli Ruler
Jäsennys Dia- näyttö näyttö
Näkymä-painikkeet
Muistiinpanot-ikkuna
Edellinen/seuraava dia
1.1.1 Työkalurivit, viivaimet ja apulinjat
Työkalurivit löytyvät valikosta View, Toolbars ( Näytä, Työkalurivit). Näytöllä näkyvät seuraavat työkalurivit:
Standard eli Vakio-työkalurivi on seuraavanlainen
Uusi Avaa Tallenna
Leikkaa Kopioi Liitä
Lisää kaavio
Lisäätaulukko
Väri/harmaasävy- näkymä
Näytä/ piilota apuviivasto
Tulostus Oikoluku
Esikatselu
Kopioi Kumoamuotoilut
Viivat ja reunukset työkalurivi
Formatting eli Muotoilu-työkalurivi
Tasaa molemmat
reunat
Suurenna/pienennäfontin kokoa
Fontin väri
Uusi dia
Fonttimuotoilut
Tasaukset
Luettelot
Pienennä/suurenna sisennystä
Suunnittelu
Työkalurivejä löytyy lisää valikosta View, Toolbars (Näytä, Työkalurivit). Valitse se työkalurivi, jonka haluat näytölle.
1.1.2 PowerPointin näyttötilat
Vasemman alakulman painikkeilla voidaan vaihtaa näyttötila.
Slide View (Sivunäkymä), jossa sivu on helpoin tehdä.
Slide Sorter View (Dialajittelunäkymä), jossa näkyy kaikki sivut pienoiskoossa. Tässä tilassa voi poistaa sivuja, vaihtaa sivun paikkaa, kopioida sivun, määritellä siirtymätehosteet ja ajastuksen
Slide Show (Diaesitys) näyttää sivun ruudun kokoisena. Sivulta toiselle voi siirtyä hiiren vasenta tai oikeaa painiketta napsauttamalla tai Page Down ja Page Up-näppäimillä. Tilasta pääsee pois ESC-näppäimellä.
Vasemman reunan ikkunassa näkyy
Outline View (Jäsennysnäyttö), jossa sivut näkyvät peräkkäin. Tässä tilassa voi myös kirjoittaa tekstiä. Helpottaa esityksen hahmottamista.
Slides (Diat) –näkymässä diat näkyvät peräkkäin pienoiskuvina.
Dia-ikkunan alapuolella näkyy Click to add Notes (Muistiinpanot) -ikkuna, jossa voidaan tehdä dian muistiipanot, joita käyttäjä voi käyttää esityksensä tukena. Ne voidaan tulostaa erikseen tai yhdessä dian kanssa.Muistiinpanot eivät näy diaesityksessä.
Näyttötilasta toiseen voidaan siirtyä View (Näytä) –valikosta.
1. Normal/Restore Panes, jos sulkee viereisen ikkunan
2. Slide Sorter (Lajittelu)
3. Slide Show (Diaesitys)
4. Notes Page ( Muistiinpanot). Tämä näyttötila avaa koko ikkunan huomautusten kirjoittamista varten.
Dialajittelunäkymä
2 Uuden esityksen laatiminen
Esityksen luontivaihtoehdot
1. Valitse New Presentation (Uusi esitys)
2. Voit valita vaihtoehdoista
· From AutoContent Wizard (Käyttäen ohjattua luomista):
· From Design Template (Käyttäen suunnittelumallia): Blank Presentation (Tyhjä esitys): tämän jälkeen valitaan dian rakenne eli millainen dia tehdään seuraavaksi: otsikko-, luettelo-, 2-palstainen dia tms.
· New Presentation (Uusi esitys)
·
2.1 Dian rakennemalli
Kun diaesitystä aletaan laatimaan valitaan ensin dialle rakenne. PowerPointissa on runsaasti valmiita rakennemalleja. Ensimmäinen dia on useimmin otsikkodia, joka sisältää esityksen otsikkotiedot. Seuraaviin dioihin rakenne valitaan dian sisällön perusteella. Rakennemallia voi muuttaa milloin tahansa toiseksi.
2.2 Esityksen luominen
2.2.1 Esityksen ohjattu luominen
Ohjattu esityksen luominen etenee vaihe vaiheelta, jossa kysytään esityksen otsikko ym. tietoja esityksestä
2.2.2 Esityksen luominen suunnittelumallin avulla
Esitys perustuu valmiiseen suunnittelumalliin, jossa on vlamiiksi määritetty diojen värit ja tekstityylit. Tämä valinta avaa suunnittelumallien ikkunan, josta voi valita haluamansa. Valitse
· Design-templates (Suunnittelumallit): sisältää dian suunnittelumallin eli taustakuvat, fontit ym. grafiikan
· Color Schemes: värimalli
· Animation Schemes: animaatiomallit.
Yhdessä esityksessä kannattaa käyttää yhtä sivumallia jolloin kaikki sivut luodaan samalle pohjalle. Mallin voi vaihtaa missä vaiheessa tahansa, mutta koska malleissa käytetään erikokoisia ja erilaisia fonttimäärityksiä, sivuista saattaa tulla hyvinkin erinäköisiä eivätkä tekstit pysy paikoillaan. Siksi malli kannattaa valita heti alussa.
Mallit voi liittää kaikkiin dioihin Apply to all Slides –painikkeella tai esillä olevaan diaan Apply to Selected Slides
2.2.3 Tyhjän esityksen luominen
Jos ei ole varma, miltä haluaa diaesityksen näyttävän, voi uuden esityksen aloittaa tyhjästä: esityksen luomistavaksi valitaan Blank Presentation (Tyhjä esitys), jolloin sivuilla ei ole mitään grafiikkaa tai värejä.
Esitykseen voidaan jälkeenpäin liittää jokin suunnittelu- tai värimalli. napsauttamalla Design (Suunnittelu) –painiketta työkalurivillä tai valitsemalla Format, Slide Design (Muotoile, Dian suunnittelu)
2.3 Värimalli
Kaikissa esityksissä (myös tyhjissä) on värimalliksi kutsuttu joukko värejä. Värimalli sisältää kahdeksan väriä, jotka on suunniteltu diaesityksessä käytettäväksi. Värimalli määrittää diojen taustan, tekstin, viivojen, varjostusten ja täyttöjen värit sekä lisävärit. Oletusvärimallit muodostuvat kahdeksasta väristä
· Background (Tausta): dian tai piirtoalueen väri
· Text and lines (Teksti ja viivat) taustan kontrastiväri. Käytetään tekstin kirjoittamiseen ja viivojen piirtämiseen
· Shadows (Varjostukset) tummempi kuin taustaväri
· Title text (Otsikkoteksti) taustan kontrastiväri
· Fills (Täytöt) taustavärien ja tekstin ja viivojen värien kontrastiväri
· Accent (Lisäväri) käytetään esityksen kohteiden vastavärinä
· Accent and Hyperlink (Lisäväri ja hyperlinkki) : esityksen ko(Lisäväri ja avattu hyperlinkki)hteiden ja hyperlinkkien väri.
· Accent and followed hyperlink esityksen kohteiden ja avattujen linkkien väri.
2.3.1 Värimallin mukauttaminen
Mitä tahansa värimallia voi muokata eli muuttaa värejä.
1. Valitse Format, Edit Color Schemes (Muotoile, Muokkaa värimalleja)
2. Valitse Custom (Mukautettu)
3. Napsauta muutettavan värin väriruutua
4. Valitse Change Color (Muuta väriä).
5. Valitse haluamasi väri ja paina OK
6. Valitse Apply (Käytä), jolloin muutetun objektin väri muuttuu kaikissa dioissa
2.3.2 Dian taustan lisääminen ja muokkaaminen
Voit asettaa oman taustavärin, kuvioinnin tai kuvan koko esitykseen mastersivulla tai yksittäisellä sivulla
1. Valitse Format, Background (Muotoile, Tausta)
2. Valitse Background fill-valikon (Taustan täyttö) luettelosta Fill Effects (Täytön tehosteet).
Ÿ Gradient (Liukuväri): valitse yksi väri tai kaksi väriä, ja valitse allaolevista Shading styles (Sävytystyylit) liukuvärivaihtoehdoista
Ÿ Texture –välilehdeltä (Materiaalikuvio) voit valita taustakuvion
Ÿ Pattern-välilehdeltä (Kuvio) taustakuviointi
Ÿ Kuva –välilehdeltä (Picture) voit mennä etsimään kuvan, jonka haluat taustakuvaksi. Voit tehdä kuvasta vesileiman Picture –työkalupalkin (Kuva) työkalulla.
Valitse OK ja seuravassa valintaikkunassa
· Apply to All (Käytä kaikissa): taustakuvio lisätään kaikkiin dioihin
· Apply (Käytä): taustakuvio lisätään vain näytöllä olevaan diaan.
2.4 Dian koko, sivunumerointi, suunta
Dian koko tulee valita viimeistään siinä vaiheessa, kun päätetään millä välineellä esitys esitetään.
1. Valitse File, Page Setup (Tiedosto, Sivun asetukset)
2. Valitse esitysmediasta riippuen
· On -screen Show (Näytössä katseltava esitys), jos esitys katsotaan näytöltä. Näyttödia on pienempi kuin Letter-paperikoko.
· Letter-paper (8,5x11tuumaa) (Letter-paperi), jos esitys tulostetaan Letter-paperille.
· Ledger-paper (11x17 tuumaa) (Ledger-paperi), jos esitys tulostetaan Letter-paperille.
· A3, A4, jne. kansainväliset paperikoot, kun tulostetaan kansainvälistä kokoa olevalle paperille
· 35 mm Slides (diat)
· Overhead (Piirtoheitinkalvo), jos tulostetaan kalvoja piirtoheitintä varten.
· Banner (Viiri), jos suunnitellaan viiri Web-sivulle.
· Custom (Mukautettu), kun suunnitellaan erityiskokoisia dioja.
3. Valitse suunta Portrait (Pysty) tai Landscape (Vaaka). Valitse suunta myös muistiinpanoille ym.
4. Anna aloittava dian numero. Jos esityksessä on kansisivu, laita Number of Slides arvoksi 0, jolloin kansilehden sivunumero on 0 ja ensimmäisen dian sivunumero 1.
2.5 Mastersivu eli sivupohja
PowerPointin mukana toimitetaan kaksi erityistä diaa, joita kutsutaan perustyyleiksi: Dian perustyyli (Slide Master) ja Otsikkodian perustyyli (Title Master).
Esitykseen voi luoda dialle ja otsikkodialle yhden tai useamman perustyylin. Tästä on hyötyä jos esitys sisältää useampia osia, joille halutaan erilainen ulkoasu.
Dian perustyyli (Slide Master) määrittää esityksen jokaisen dian ulkoasun: kaikki dian ominaisuudet (taustaväri, tekstin väri, fontti, fontin koko, grafiikka) näkyvät esityksen jokaisessa diassa. Kun tehdään muutoksia perustyyliin, ne vaikuttavat jokaisessa diassa. Jos halutaan logo tms. jokaiseen diaan, se sijoitetaan Slide Master-sivulle. Dian perustyyli sisältää otsikkotekstin, kappaletekstin, päivämäärän, ajan, alatunnisteen sijainnin paikkamerkin: nämä sijaitsevat jokaisessa diassa samassa paikassa. Paikkamerkkejä voi mukauttaa haluamakseen.
Otsikkodialla on oma perustyyli, jonka nimi on Title Master (Otsikkodian perustyyli). Otsikkodian perustyyliin tehdyt muutokset vaikuttavat vain otsikkodiaan.
Missään tapauksessa ei pidä muotoilla joka sivun otsikkoa erikseen. Jos sivulla tekee muotoiluja, ne korvaavat mastersivun muotoilut.
2.5.1 Perustyylin muuttaminen
1. Mastersivulle siirrytään
· valitse View, Master, Slide Master (Näytä, Master, Dian perustyyli) tai
· napsauta Shift-näppäin pohjassa vasemman alakulman Normal View -kuvaketta.
2. Näyttöön tulee ensin otsikkodian perustyyli ja Slide Master View-työkalurivi. Muotoile sivua haluamaksesi
3. Siirry dian perustyyliin napsauttamalla dianäytössä 1. dian kuvaketta
· Valitse suunnittelumalli
4. Valitse View, Master, Handout Master (Näytä, Perustyyli, Tiivistelmä)
· valitse asettelu edli kuinka monta diaa näyttöön
5. Valitse View, Master, Notes Master (Näytä, Perustyyli, Muistiinpanojen perustyyli)
· tee haluamasi asetukset
6. Mastersivulta siirrytään takaisin dianäyttöön
· napsauta Normal View –kuvaketta tai
· napsauta mastersivun työkalupainikkeen Close Master View -painiketta
2.5.2 Päivämäärän, sivunumeron ym. lisääminen mastersivulle
1. Valitse mastersivulla View, Header and Footer (Näytä, Ylä- ja alatunniste)
2. Päivämäärä voidaan lisätä joko päivittyvänä Update automatically (Vaihtuva) tai se kirjoitetaan kohtaan Fixed (Pysyvä), jolloin se ei päivity.
3. Jos halutaan sivunumero, laitetaan rasti kohtaan Slide number (Dian numero) .
4. Footer-kohtaan kirjoitetaan esim. tekijän nimi, yrityksen nimi tms.
5. Don't show on title slide (Älä näytä otsikkodiassa) -ruksi poistaa edelliset kansisivulta.
Apply to All (Käytä kaikissa) lisää ne kaikkiin sivuihin.
Notes and Handouts-välilehdeltä tehdään vastaavat määritykset huomautukset ja pienoiskuvat sivuille. Näiden asetukset näkyvät esikatselussa tai tulosteissa.
2.5.3 Perustekstin ja luettelomerkkien muotoileminen
Tekstin voidaan muotoilla kaikilla sivuilla samanlaiseksi
· napsauta dian perustyylissä muotoiltavantekstin paikkamerkkiä (ensimmäinen rivi, sen alakohta, sen alakohta jne): valitse fontti, koko, väri
· vaihda luettelomerkki: napsauta riviä, jonka luettelomerkin haluat vaihtaa, valitse Format, Bullets and Numbering (Muotoile, Luettelomerkit ja numerointi) -valikosta haluamasi merkki. Muotoile luettelomerkin koko, väri ym. Customize (Mukauta) -painikkeen alta löytyy merkistöluettelot, joista voi etsiä lisää merkkejä.
· luetteloiden sisennyksiä voi muuttaa viivainriviltä siirtämällä sisennystason reunusmerkkejä.
2.5.4 Kuvan lisääminen
Jos joka sivulle halutaan kuva tiettyyn kohtaan esim. logo, se kannattaa sijoittaa mastersivulle. Kuva voidaan hakea joko
· Insert, Picture, From File (Lisää, Kuva, Tiedostosta) -toiminnolla tai
· kopioimalla leikepöydän kautta
2.5.5 Suunnittelumallin muokkaaminen
Kun mastersivulle valitaan jokin valmis suunnittelumalli, joka sisältää grafiikkaa, sitä voidaan muokata: siitä voidaan poistaa osia, siirtää, lisätä, vaihtaa väriä jne.
1. Siirry mastersivulle.
2. Aktivoi sivun grafiikka
3. valitse Grouping, Ungroup (Ryhmitä, Pura ryhmä)
4. Muokkaa grafiikkaa. Ryhmitä lopuksi se uudelleen Grouping, Regroup (Ryhmitä, Ryhmitä uudelleen)
2.5.6 Sivupohjan ja grafiikan poistaminen yksittäiseltä sivulta
Kun on valittu jokin suunnittelumalli tai värimalli, joka halutaan kaikille sivuille, se voidaan poistaa yksittäiseltä sivulta esim. jos halutaan piirtää sivulle.
1. Valitse Format, Background (Muotoile, Tausta) .
2. Ota pois rasti kohdasta Omit background graphics from master (Piilota perustyyliin kuuluva grafiikka), mikä poistaa kuvat ja grafiikan
3. Saat taustavärin vaihdetuksi valitsemalla Background fill-luettelosta (Täytön tausta) haluamasi värin.
2.6 Uuden dian lisääminen
· Napsauta New Slide (Uusi dia)-painiketta tai
· Insert, New Slide (Lisää, Uusi dia), jolloin avautuu ikkuna, josta voit valita dian rakenteen. Voit vaihtaa dian rakenteen milloin tahansa myös valitsemalla Format, Slide Layout (Muotoile, Dian rakenne)
3 Diojen tekeminen
3.1 Otsikkodia
Napsauta hiirellä pääotsikon paikkamerkkiä ja kirjoita teksti.
Napsauta hiirellä alaotsikon paikkamerkkiä ja kirjoita teksti.
Paikkamerkki häviää, kun napsautat hiirellä ulkopuolelle. Käyttämättömät paikkamerkit eivät tulostu. Voit siirtää otsikoita vetämällä hiirellä tekstikehyksen reunoista.
Voit lisätä esitykseen suunnittelumallin.
3.2 Merkitty luettelo
· Kirjoita otsikko
· Napsauta luettelon paikkamerkkiä ja kirjoita ensimmäinen rivi.
Luettelorivit ja rivinvaihto
· Paina Enteriä kun haluat lisätä uuden rivin luetteloon.
· Kun et halua luettelomerkkiä rivin alkuun, tee rivinvaihto Shift-Enterillä
Luettelon alakohdat
· Jos teet luetteloriville alakohtia, napsauta Increase indent -painiketta tai paina Tab elisarkain-näppäintä tai
· Kun haluat palata takaisin edelliselle tasolle, napsauta Decrease indent-painiketta tai paina Shift-Tab –näppäimiä.
Luettelomerkin vaihtaminen
· Luettelomerkin voi vaihtaa Format, Bullet (Muotoile, Luettelomerkki) -toiminnolla.
· Poista luettelomerkki -painikkeella
Rivinvälin muuttaminen
· Valitse Format, Line Spacing (Muotoile, Rivinväli)
.
Luettelorivin siirtäminen
· Vie kohdistin luettelomerkin päälle,
· Vedä ylös- tai alaspäin, jolloin rivin paikka luettelossa muuttu
Isot/pienet kirjaimet
Tekstin kirjain koon voi vaihtaa isot/pienet/iso alkukirjain Format, Change Case (Muotoile, Muuta kirjainkoko)
3.2.1 Otsikko- tai luettelo-objektin siirtäminen
1. Napsauta objektia.
2. Vie kohdistin objektin reunan päälle niin, että se muuttuu nuoleksi.
3. Vedä hiirellä.
3.2.2 Koon muuttaminen
1. Napsauta objektia.
2. Vie kohdistin jonkin kahvan päälle (=objektin ympärillä olevat neliöt) jolloin kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi.
3. Vedä, jolloin koko muuttuu.
4. Kulmakahvasta vedettäessä säilyy mittakaava.
Siirtäminen
Koon muuttaminen
kahvoista
3.3 Esityksen selaaminen
Diasta toiseen voi siirtyä
· -painikkeilla tai
· Page down ja Page Up -näpääimillä.
· 1. diaan voi siirtyä Home-näppäimellä
· viimeiseen diaan End-näppäimellä.
3.4 Diojen kopioiminen, järjestäminen ja poistaminen
Avaa Dialajittelunäkymä
1. siirtäminen: vedä dia sen dian eteen mihin haluat sen siirtää
2. poistaminen: valitse dia tai Shift-näppäin pohjassa ne diat, jotka haluat poistaa. Paina Delete-näppäintä.
3. kopioiminen:
· valitse dia tai Shift-näppäin pohjassa ne diat, jotka haluat kopioida.
· Valitse Edit, Copy (Muokkaa, Kopioi) tms. kopiointitapa
· siirry siihen dia-esitykseen, mihin haluat kopioida dian
· vaihda dia-näkymä
· napsauta sen dian eteen, mihin haluat kopioida dian/diat.
· valitse Edit, Paste (Muokkaa, Liitä)
3.5 Muistiinpanot
Kun luot esityksen dioja, voit kirjoittaa niiden sisältöön liittyviä puhujan muistiinpanoja ja käyttään niitä esitystä pitäessäsi. Muistiinpanot voi luoda
· Notes (Muistiinpanot) -ikkunassa: napsauta ikkunaan ja kirjoita
· tai Muistiinpanosivunäkymässä: valitse View, Notes Page (Näytä, Muistiinpanosivu). Tässä näkymässä voi siirtyä muistiinpanosivulta toiselle kuten dianäytössä.
3.6 Esityksen esikatseleminen
Print Preview (Esikatselu) -näkymässä voi nähdä ennen tulostamista, miltä esitys näyttää. Esikatselussa voi vaihtaa näkymästä toiseen kuten muistiinpano-, jäsennus- ja tiivistelmänäkymiin ja kääntää dian vaaka- tai pystysuuntaan.
Täysin mustavalkoinen esikatselu näyttää värit mustavalkoisina, harmaasävy näyttää ne harmaan sävyinä.
Jos tulostetaan harmaasävytulostimella, diat näkyvät harmaasävyinä esikatselussa.
Jos tulostetaan väritulostimella, vaihda Color/grayscale (Väri/harmaasävy) -valikosta Color (Väri)
3.7 Esityksen tulostaminen
Esityksen voi tulostaa
· dioina
· puhujan muistiinpanoina
· tiivistelmänä
· jäsennyksenä
1. Napsauta File, Print (Tiedosto, Tulosta)
2. Valitse
· Slides (Diat): tulostaa diat sellaisena kuin näkyvät näytössä
· Handouts (Tiivistelmät): tulostaa yhden, kaksi, kolme, neljä, kuusi, yhdeksän diaa yhdelle sivulle
· Notes Pages (Muistiinpanosivut): tulostaa sivun siten, että muistiinpanot tulevat sivun alle
· Outline view (Jäsennysnäkymä): tulostaa jäsennyksen ja muotoilun nykyisten näkymäasetusten mukaisena.
Color/grayscale (Väri/harmaasävy) -valikosta voidaan valita kolmesta värivaihtoehdosta
· Color (Väri): tulostaa esityksen värillisenä
· Grayscale (Harmaasävy) tulostaa esityksen harmaasävyisenä väri- tai mustavalkotulostimella
· Pure Black and White (Täysin mustavalkoinen) tulostaa mustavalkotulostimella esityksen mustavalkoisena.
Tulosteen laatua voi parantaa seuraavilla asetuksilla
· Scale to fit paper (Sovita paperille): sovittaa diat paperin tulostuskoon mukaan
· Frame Slides (Diojen reunaviiva) lisää kehyksen diojen ympärille tulostettaessa
· Include comment pages (Sisällytä kommenttisivut) tulostaa kommentit, jos niitä on
· Tulosta piilotetut diat tulostaa myös piilotetut diat
4 Kuva
4.1 Kuvan lisääminen
4.1.1 ClipArtista
1 Valitse Insert, Picture, ClipArt (Lisää, Kuva, ClipArt) tai napsauta piirtotyökalurivillä Insert ClipArt (Lisää ClipArt) -kuvaketta
2 Valitse Search in -luettelosta ne luokat, joista haet kuvia.
3 Valites Results should be -luettelosta kuvatyyppi esim. ClipArt.
4 Napsauta ikkunassa Go, minkä jälkeen allaolevaan ikkunaan ilmestyy kuvia
5 Napsauta kuva, jolloin se ilmestyy diaan
4.1.2 Kuvan lisääminen tiedostosta
1. Valitse Insert, Picture, From file (Lisää, Kuva, Tiedostosta).
2. Etsi kansio ja valitse kuva.
3. Lisäksi kuva voidaan kopioida toisesta ohjelmasta Copy-Paste (Kopioi, Liitä) -toiminnolla
4.2 Kuvan koon muuttaminen
Kuvan kokoa muutetaan vetämällä kuvan kahvoista. Kuvaa kierretään vetämällä vihreästä yläkahvasta.
Voit siirtää kuvaa vetämällä kuvan sisäpuolelta.
4.3 Kuvan muokkaaminen
Kuvaa voidaan muokata Picture-työkalupalkin painikkeilla.
Tuo Kontrasti Rajaus Uudelleen Muokkausten kuvatiedosto väritys poisto
Vesileima Kirkkaus Reunaviiva Muokkaus ym.
4.4 Kuvan hajottaminen osiin ja ryhmittäminen
Jotkin kuvista voi hajoittaa osiin piirtotyökalurivin vasemman alakulman Draw, Ungroup (Piirrä, Pura ryhmittely) –toiminnolla tai hiiren oikean painikkeen alta., jolloin kuvasta voi poistaa osia tai järjestää osat uudella tavalla.
Kuvan voi koota yhdeksi kuvaksi Draw, Group (Piirrä, Ryhmittele) -toiminnolla.
5 MUOTOJEN PIIRTÄMINEN
5.1 Viivain- ja apulinjat sekä työkalurivi
Kun haluat piirtää tarkasti, ota esille
Ÿ viivain View, Ruler (Näytä, Viivain) –toiminnolla
Ÿ apulinjat View, Guides (Näytä, Apulinjat ) –toiminnolla
Ÿ voit vetää pysty- ja vaakasuuntaisesta apulinjasta lisää apulinjoja: pidä Ctrl-näppäin alaspainettuna ja vedä hiirellä apulinjasta uusia apulinjoja.
Muotoja voi piirtää piirtotyökalun työkaluilla tai käyttämällä automaattisia muotoja (AutoShapes)
Piirtotyökalurivi sisältää seuraavat painikkeet:
Piirto- Automaattiset Suorakulmio Lisää Lisää Täyttö- Viivan Viivan Nuolen Kolmi-
valikko muodot Viiva Lisää kaavio Clipart väri väri paksuus tyyli ulotteisuus teksti
Valitse Nuoli Ellipsi WordArt Lisää Tekstin Viivan Varjostus kohde t. ympyrä kuva väri tyyli
5.2 Viivat ja nuolet
Valitse viiva- tai nuoli -työkalu. Piirrä viiva. Jos haluat pakottaa viivan suoraksi, pidä Shift (Vaihto) -näppäin alas painettuna, valitse työkalu ja piirrä viiva.
Viivan ja nuolen ulkoasua voi muokata seuraavilla painikkeilla.
1. Viivan väri
2. Viivan paksuus
3. Viivan tyyli
4. Nuolen tyyli
Viivan asetuksia voi muuttaa valitsemalla Nuolen tyyli-painikkeen valikosta Lisää nuolia-valintaikkunan. Sen välilehdiltä voi muuttaa viivan asetuksia, värin, tyylin, koon, sijainnin.
5.3 Suorakaide, ellipsi
1. Valitse työkalu ja vie osoitin kohtaan, josta aloitat piirtämisen.
2. Vedä kuvio hiiren vasen painike alaspainettuna.
3. Voit kirjoittaa suoraan objektin sisään.
5.3.1 Ympyrä tai neliö
Kun haluat piirtää suoran viivan, neliön tai ympyrän, pidä Shift -näppäin (Vaihto) alaspainettuna, valitse työkalu ja piirrä kuvio.
5.3.2 Kuvion piirtäminen keskipisteestä alkaen
Kun haluat piirtää kuvion keskipisteestä alkaen, pidä Ctrl-näppäin alaspainettuna ja piirrä suorakulmio tai ellipsi.
Jos piirrät ympyrän tai neliön keskipisteestä alkaen, pidä Ctrl ja Shift-näppäimet molemmat alaspainettuna, valitse työkalu ja piirrä kuvio.
Voit muuttaa piirroksen kokoa reuna- tai kulmakahvoista (säilyttää mittakaavan) vetämällä.
5.3.3 Suorakaiteen, ellipsin ym. kuvioiden muotoileminen
1. täytön väri, reunaviivan väri ja tekstin väri -painikkeilla, jotka sisältävät saman väripaletin ja kohteeseen sopivat tehosteet. .
2. Voit vaihtaa täyttövärin Täyttöväri-painikkeella, jonka alta löydät lisää täyttövärejä sekä täytön tehosteet, liukuväri, taustakuvio ym.
3. Varjostus- ja kolmiulotteisuustehosteet
Shadow (Varjostus) -painikkeen alta löytyy erilaisia varjostuksia. Shadow Settings (Varjostuksen asetukset) -kohdasta voit mennä muuttamaan varjostuksen suuntaa, leveyttä, väriä.
Varjostuksen väri
3D (Kolmiulott.) –painikkeen alta löytyy erilaisia kolmiulotteisia vaihtoehtoja. 3D-Settings-vaihtoehdon alta voit säätää 3-ulotteisuutta.
Kolmiulotteisuuden kääntäminen Valo
Kolmiulotteisuuden syvyys Väri
Perspektiivi
Kaksoisnapsauttamalla objektia saadaan esille Format AutoShape (Muotoile, Automaattista muotoa) -valintataulu.
Sen välilehdiltä voi muuttaa kuvion
· värejä ja viivoja
· kokoa, leveys ja korkeus
· sijaintia
· tekstikehyksen sijainti: tekstin etäisyys reunoista, tasaus objektin sisällä.
5.4 Tekstin lisääminen
Pelkkää tekstiä lisätään Lisää teksti-työkalulla . Työkalulla voi kirjoittaa pelkkää tekstiä eikä sen ympärille tule reunaviivaa eikä taustaväriä. Muutoin toimii kuten suorakaide.
5.5 Tyylitellyn tekstin lisääminen
WordArt-työkalulla voidaan luoda tyyliteltyjä tekstejä
5.6 Automaattiset muodot
Piirtotyökaluriviltä AutoShapes-valikosta (Automaattiset muodot) löytyy lisää piirtotyökaluja.
Automaattisissa muodoissa on vihreä pallon muotoinen kahva, josta kuviota voidaan kiertää.
Keltaisesta vinoneliö-kahvasta voidaan muuttaa kuvion muotoa.
Viivat Yhdysviivat Perusmuodot Nuolet Vuokaaviot
Tähdet ja bannerit Puhekuplat Toimintopainikkeet
Muotoa voidaan muokata lisää napsauttamalla kuviota ja valitsemalla Format Autoshape (Muotoile, Automaattista muotoa) ks. edellinen kohta. Välilehdiltä voi määritellä kuvion tarkan koon, tekstin tasauksen pystysuunnassa, värin ym.
5.7 Useiden objektien valitseminen
Kun haluat poistaa, siirtää, kopioida, ryhmittää tms. useita objekteja, voit valita ne
Ÿ pida Shift-näppäin alaspainettuna ja napsauta piirrosta, viivaa, kuvaa tms. , jolloin niihin ilmestyy valkeat kahvat
Ÿ valitse osoitintyökalu ja vedä laatikko kaikkien aktivoitavien kohteiden ympärille. Kun löysäät hiirestä, ilmestyy objekteihin valkeat kahvat.
5.8 Kopioiminen ja monistaminen
Kun teet piirrosta, jossa on esim. useita samankokoisia laatikoita, tee ensimmäinen ja muotoile se. Kopioi se ja muuta tekstit, niin saat laatikoista helposti samankokoisia ja –näköisiä.
Kopiominen tehdään Copy-Paste (Kopioi-Liitä) –toiminnolla. PowerPoint sijoittaa uuden version viistosti alkuperäisen päälle, joten vedä se siitä oikeaan paikkaan. Kopioi seuraava jne.
Voit monistaa alkuperäisen myös valitsemalla ensin Copy ja sen jälkeen Edit, Duplicate (Kopioi- Muokkaa, Monista) –toiminnolla.
5.9 Objektien järjestys
Voit määritellä piirrosten, kuvien ym. järjestyksen eli mikä on päällimmäisenä, mikä seuraavana jne.
1. Aktivoi kohde, jonka paikkaa haluat muuttaa
2. Valitse Draw tai napsauta hiiren oikeaa painiketta, valitse Order (Piirrä, Järjestys)
3. Valitse seuraavista
Ÿ Bring to front (Tuo eteen), tuo kohteen päällimmäiseksi eli kaikkien eteen
Ÿ Send to back (Vie taakse), vie kohteen alimmaiseksi
Ÿ Bring forward (Siirrä eteenpäin), tuo kohteen edellisen kohteen eteen
Send backward (Siirrä taaksepäin), vie kohteen edellisen kohteen taakse.
5.10 Objektien tasaaminen
Voit tasata objektit esim. pystysuunnassa siten että niiden keskikohdat ovat samassa linjassa sekä niiden etäisyyden toisistaan yhtä suuriksi.
1. Aktivoi kohteet
2. Valitse Draw (Piirrä)
3. Align or Distribute (Piirrä, Tasaa tai tasaa välit)
4. Tasaa vaaka- tai pystysuunnassa: Valitse luettelosta Align …haluamasi tasaustapa Katso kuvakkeita, niin löydät oikean vaihtoehdon helpoimmin.
5. Tasaa objektien välinen etäisyys yhtä suureksi:Valitse Distribute Horizontally ( Tasavälein vaakasuunnassa) vaakasuuntaiset objektit tai DistributeVertically (Tasavälein pystysuunnassa).
5.11 Muotojen yhdistäminen
PowerPointilla on helppo piirtää vuokaavioita ja kaaviokuvia. PowerPointissa voi yhdistää kaksi objektia yhdysviivalla. Objekteja yhdistävä viiva koskettaa erityisiä objektien yhdistämispisteitä. Kun siirrä kohdistimen objektin päälle, esille tulevat pienet siniset kahvat, joita kutsutaan liityntäkohdiksi.. Jälkeenpäin voi muuttaa yhdistämisviivan muotoa tai siirtää objektia, jolloin viiva liikkuu mukana.
Yhdysviivoilla voi yhdistää myös kuvia ja kuvioita.
5.12 Objektien siirtäminen
Objekteja voi siirtää hiirellä vetämällä. Jos haluaa siirtää tarkasti askelittain, voi käyttää Ctrl- ja nuolinäppäimiä. Shift-näppäin lukitsee siirtosuunnan.Jos päällä on View, Snap objects to grid (Näytä, Kohdista ruudukkoon), siirtäminen tapahtuu gridin mukaan eli portaittain.
5.13 Muotojen ryhmitteleminen ja ryhmittelyn purkaminen
Objekteja voidaan ryhmittää, jolloin niitä voi käsitellä yhtenä kuviona. Valitse ryhmiteltävät objektit
· vedä valintakehys hiirellä ryhmiteltävien objektien ympärille tai
· valitse Shift-näppäin pohjassa ryhmiteltävät objektit.
Valitse Draw, Group (Piirrä, Ryhmittele)
Ryhmityksen purkaminen
Valitse purettava objekti
Valitse Draw, Ungroup (Piirrä, Pura ryhmittely)
6 Kaavio
1. Valitse kaaviodia ja kaksoisnapsauta kaaviokuvaketta tai lisää kaavio mille tahansa sivulle Insert Chart- painikkeella tai valikosta. Näytölle avautuu kaavioikkuna, jonka taulukko-osaan voi kirjoittaa tiedot, joista kaavio muodostuu.
2. Kirjoita taulukon tiedot malllitaulukkoon arvojen päälle tai kopioi esim. Excelin taulukosta arvot mallitaulukkoon.
3. Poista liiat sarakkeet ja rivit maalaamalla poistettavat sarake- ja riviotsikot esim. C-D ja paina Delete-näppäintä.
Voit tuoda Excelistä kaavion
Ÿ kopiomalla Copy-Paste –toiminnolla tai
Ÿ linkittämällä Copy - Paste Special, Paste Link, jolloin Excelin taulukkoon tehdyt muutokset päivittyvät myös PowerPointin kaavioon. Tämä on usein paras tapa tehdä kaavio PowerPointiin.
Voit muokata kaaviota kaaviotyökalurivin painikkeilla
Näytä/piilota taulukko
Tiedot riveiltä/sarakkeista
Kaavion tyyppi Taustaviivat Selitteet
Lukumuotoilut
Voit muuttaa kaaviolajin Chart Type (Kaaviolaji)-painikkeella tai Chart, Chart Type-valintataulusta (Kaavio, Kaaviolaji).
Otsikot voit lisätä Chart, Chart Options, Titles (Kaavio, Kaavion asetukset, Otsikot) -välilehdeltä. Samoin muita muotoiluja voi tehdä täällä.
Kaavion osia voi muokata kaksoisnapsauttamalla kohdetta. sen jälkeen avautuvassas valintataulussa voi tehdä halutut asetukset. Viereisessä mallissa on kaksoisnapsautettu X-akselia ja Scale (Asteikko) -välilehdellä otettu pois ruksi kohdasta Value (Y) axis crosses between categories.
X-akselin muotoilu Y-akselin muotoilu
7 Organisaatiokaavio
Organisaatiokaavion tekemistä varten valitaan sellainen dian rakenne, jossa on organisaatiokaaviolle paikka. Kaksoisnapsauta kuvaketta, jolloin käynnistyy apuohjelma,. jolla voit tehdä organisaatiokaavion.
Ohjelman voi käynnistää myös Insert, Picture, Organisation Chart -toiminnolla.
Kun apuohjelma on käynnistynyt, saat näyttöön mallikaavion.
Kirjoita ruutuihin suoraan ensimmäiselle riville esim. nimi, paina Enteriä ja kirjoita toiselle riville titteli tms.
Voit lisätä kaavioon alaisia, työkavereita ym. organisaatiotyökalupalkin painikkeilla:
Valitse Insert Shape-valikosta
Alainen
Työtoveri
Assistentti
Napsauta ensin organisaation henkilön ruutua ja valitse sen jälkeen jokin ylläolevista
Voit poistaa ruutuja Delete-näppäimellä.
Shift-näppäin pohjassa voit valita useita ruutuja, minkä jälkeen voit muuttaa esim.
Ÿ ruutujen taustaväriä
Ÿ ruutujen reunaviivan paksuutta ja tyyliä
Ÿ tekstin fonttia, kokoa, väriä jne
Ÿ viivojen paksuutta, tyyliä ja väriä voit muuttaa piirtotyökalurivin painikkeilla.
Kaavioon voi piirtää lisää piirtotyökaluilla.
Layout -valikosta voit valita organisaatiokaavion tyypin.
Kun organisaatiokaavioon pitää saada lisätyksi sellaisia ”laatikoita”, jotka eivät noudata mallia, ota pois AutoLayout-valinta, minkä jälkeen kaavioon voi lisätä haluamiinsa paikkoihin uusia elementtejä. M
View valikosta voit zoomata organisaatiokaaviota.
Voit ottaa piirtotyökalut esille View, Draw, Tools ja piirtää esim. viivoja ja laatikoita
Poistu organisaatiokaavio-ohjelmasta File, Close and Return to Presentation.
8 esityksen siirtymät ja tehosteet
Kun olet tehnyt esityksen sivut valmiiksi, siirry dialajittelunäyttöön Slide Sorter View.
Voit laittaa siirtymät ja tehosteet
Ÿ erikseen jokaiseen yksittäiseen sivuun tai
Ÿ valita Ctrl-näppäin alaspainettuna ne sivut, joihin haluat laittaa samanlaiset siirtymät tai tehosteet tai peräkkäiset sivut Shift-näppäin pohjassa.
Ÿ valita kaikki Edit, Select All -käskyllä.
8.1 Siirtymät
1. Siirry dialajittelunäkymään. Tämän voi tehdä myös yksittäiselle dialle dia-näkymässä.
2. Määrittele dian siirtymät napsauttamalla Transition –painiketta eli miten diat tulevat näyttöön
1. Valitse animaatio.
2. Valitse nopeus Modify transition-valikosta.
3. Valitse etenemistapa Advance Slide –kohdasta. On click eli dia vaihtuu kun hiirtä napsautettaessa Automatically, automaattinen: anna aika, jonka kuluttua dia vaihtuu
Jos haluat asetukset kaikkiin dioihin, valitse Apply to All Slides.
Dian rivien ym. objektien esiintuominen eli miten esim. dian rivit tulevat esiin.
Valitse Slide Show (Diaesitys) –valikosta Animation Schemes (Animaatiomallit) Saat oikeanpuoleiseen ikkunaan joukon animaatiomalleja. Valitse malleista
8.2 Mukautettu animaatio
Yksittäiseen diaan voi lisätä tehosteita niin, että rivit tai objektit ilmestyvät yksitellen sivulle.
1. Ota dianäyttöön dia, johon liität animaation
2. Valitse Slide Show (Diaesitys) –valikosta Custom Animation (Mukautettu animaatio) tai hiiren oikean painikkeen alta.
3. Valitse jokin objekti sivulta esim. rivi, kuva, piirros
4. Napsauta Add Effect-painiketta
5. Valitse tehoste alavalikoista esim.:Entrance: kun kuvio tulee esiin. Valitse tapa, miten tulee esiinExit: kuvio poistuu, valitse tapa, miten poistuu
6.
1. Valitse Start-valikosta, milloin animaatio aloitetaan
2. Property-valikosta valitaan esim. suunta
3. Speed-valikosta nopeus
4. Animaatiot voi poistaa luettelosta Deletellä
5. Dioja voi järjestellä uudelleen Re-Order –painikkeilla.
6. Animaatiorivin-valikosta voidaan määrittää Effect- ja Timing valintataulussa voi tehdä seuraavat määritykset:
7. Play ja Slide Show-painikkeilla voi käynnistää esityksen.
8.3 Esityksen käynnistäminen
Kun haluat, että esitys pyörii kaiken aikaa,
1. Valitse Slide Show, Set Up Show ja
2. laita rasti kohtaan Loop Continuously until 'ESC'. Tällöin esitys jatkaa aina viimeisen sivun jälkeen alusta, kunnes painetaan ESC-näppäintä.
PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelmisto, jolla voi tuottaa
· esityksiä, jotka voivat sisältää tekstejä, piirroksia, kaavioita tai kuvia
· vaikuttavia esityksiä, koska ohjelmassa on kaiutintuki
· dioja, joista voi tulostaa mustavalkoisia tai värillisiä piirtoheitinkalvoja tai teettää 35 mm dioja
· yleisölle jaettavia tiivistelmiä, joissa diat on pienennetty niin, että yhdellä sivulla on kaksi, kolme tai kuusia diaa. Sivulle voi tulostaa myös yrityksen nimen, päivämäärän ja sivunron
· muistiinpanot, jolla on dian pienennetty kuva ja diasta tehty muistiinpano
· jäsennyksiä, jossa näkyy diojen tekstit peräkkäin
1.1 PowerPointin näyttö
Vakiotyökalurivi
Muotoilu-työkalurivi
Viivain eli Ruler
Jäsennys Dia- näyttö näyttö
Näkymä-painikkeet
Muistiinpanot-ikkuna
Edellinen/seuraava dia
1.1.1 Työkalurivit, viivaimet ja apulinjat
Työkalurivit löytyvät valikosta View, Toolbars ( Näytä, Työkalurivit). Näytöllä näkyvät seuraavat työkalurivit:
Standard eli Vakio-työkalurivi on seuraavanlainen
Uusi Avaa Tallenna
Leikkaa Kopioi Liitä
Lisää kaavio
Lisäätaulukko
Väri/harmaasävy- näkymä
Näytä/ piilota apuviivasto
Tulostus Oikoluku
Esikatselu
Kopioi Kumoamuotoilut
Viivat ja reunukset työkalurivi
Formatting eli Muotoilu-työkalurivi
Tasaa molemmat
reunat
Suurenna/pienennäfontin kokoa
Fontin väri
Uusi dia
Fonttimuotoilut
Tasaukset
Luettelot
Pienennä/suurenna sisennystä
Suunnittelu
Työkalurivejä löytyy lisää valikosta View, Toolbars (Näytä, Työkalurivit). Valitse se työkalurivi, jonka haluat näytölle.
1.1.2 PowerPointin näyttötilat
Vasemman alakulman painikkeilla voidaan vaihtaa näyttötila.
Slide View (Sivunäkymä), jossa sivu on helpoin tehdä.
Slide Sorter View (Dialajittelunäkymä), jossa näkyy kaikki sivut pienoiskoossa. Tässä tilassa voi poistaa sivuja, vaihtaa sivun paikkaa, kopioida sivun, määritellä siirtymätehosteet ja ajastuksen
Slide Show (Diaesitys) näyttää sivun ruudun kokoisena. Sivulta toiselle voi siirtyä hiiren vasenta tai oikeaa painiketta napsauttamalla tai Page Down ja Page Up-näppäimillä. Tilasta pääsee pois ESC-näppäimellä.
Vasemman reunan ikkunassa näkyy
Outline View (Jäsennysnäyttö), jossa sivut näkyvät peräkkäin. Tässä tilassa voi myös kirjoittaa tekstiä. Helpottaa esityksen hahmottamista.
Slides (Diat) –näkymässä diat näkyvät peräkkäin pienoiskuvina.
Dia-ikkunan alapuolella näkyy Click to add Notes (Muistiinpanot) -ikkuna, jossa voidaan tehdä dian muistiipanot, joita käyttäjä voi käyttää esityksensä tukena. Ne voidaan tulostaa erikseen tai yhdessä dian kanssa.Muistiinpanot eivät näy diaesityksessä.
Näyttötilasta toiseen voidaan siirtyä View (Näytä) –valikosta.
1. Normal/Restore Panes, jos sulkee viereisen ikkunan
2. Slide Sorter (Lajittelu)
3. Slide Show (Diaesitys)
4. Notes Page ( Muistiinpanot). Tämä näyttötila avaa koko ikkunan huomautusten kirjoittamista varten.
Dialajittelunäkymä
2 Uuden esityksen laatiminen
Esityksen luontivaihtoehdot
1. Valitse New Presentation (Uusi esitys)
2. Voit valita vaihtoehdoista
· From AutoContent Wizard (Käyttäen ohjattua luomista):
· From Design Template (Käyttäen suunnittelumallia): Blank Presentation (Tyhjä esitys): tämän jälkeen valitaan dian rakenne eli millainen dia tehdään seuraavaksi: otsikko-, luettelo-, 2-palstainen dia tms.
· New Presentation (Uusi esitys)
·
2.1 Dian rakennemalli
Kun diaesitystä aletaan laatimaan valitaan ensin dialle rakenne. PowerPointissa on runsaasti valmiita rakennemalleja. Ensimmäinen dia on useimmin otsikkodia, joka sisältää esityksen otsikkotiedot. Seuraaviin dioihin rakenne valitaan dian sisällön perusteella. Rakennemallia voi muuttaa milloin tahansa toiseksi.
2.2 Esityksen luominen
2.2.1 Esityksen ohjattu luominen
Ohjattu esityksen luominen etenee vaihe vaiheelta, jossa kysytään esityksen otsikko ym. tietoja esityksestä
2.2.2 Esityksen luominen suunnittelumallin avulla
Esitys perustuu valmiiseen suunnittelumalliin, jossa on vlamiiksi määritetty diojen värit ja tekstityylit. Tämä valinta avaa suunnittelumallien ikkunan, josta voi valita haluamansa. Valitse
· Design-templates (Suunnittelumallit): sisältää dian suunnittelumallin eli taustakuvat, fontit ym. grafiikan
· Color Schemes: värimalli
· Animation Schemes: animaatiomallit.
Yhdessä esityksessä kannattaa käyttää yhtä sivumallia jolloin kaikki sivut luodaan samalle pohjalle. Mallin voi vaihtaa missä vaiheessa tahansa, mutta koska malleissa käytetään erikokoisia ja erilaisia fonttimäärityksiä, sivuista saattaa tulla hyvinkin erinäköisiä eivätkä tekstit pysy paikoillaan. Siksi malli kannattaa valita heti alussa.
Mallit voi liittää kaikkiin dioihin Apply to all Slides –painikkeella tai esillä olevaan diaan Apply to Selected Slides
2.2.3 Tyhjän esityksen luominen
Jos ei ole varma, miltä haluaa diaesityksen näyttävän, voi uuden esityksen aloittaa tyhjästä: esityksen luomistavaksi valitaan Blank Presentation (Tyhjä esitys), jolloin sivuilla ei ole mitään grafiikkaa tai värejä.
Esitykseen voidaan jälkeenpäin liittää jokin suunnittelu- tai värimalli. napsauttamalla Design (Suunnittelu) –painiketta työkalurivillä tai valitsemalla Format, Slide Design (Muotoile, Dian suunnittelu)
2.3 Värimalli
Kaikissa esityksissä (myös tyhjissä) on värimalliksi kutsuttu joukko värejä. Värimalli sisältää kahdeksan väriä, jotka on suunniteltu diaesityksessä käytettäväksi. Värimalli määrittää diojen taustan, tekstin, viivojen, varjostusten ja täyttöjen värit sekä lisävärit. Oletusvärimallit muodostuvat kahdeksasta väristä
· Background (Tausta): dian tai piirtoalueen väri
· Text and lines (Teksti ja viivat) taustan kontrastiväri. Käytetään tekstin kirjoittamiseen ja viivojen piirtämiseen
· Shadows (Varjostukset) tummempi kuin taustaväri
· Title text (Otsikkoteksti) taustan kontrastiväri
· Fills (Täytöt) taustavärien ja tekstin ja viivojen värien kontrastiväri
· Accent (Lisäväri) käytetään esityksen kohteiden vastavärinä
· Accent and Hyperlink (Lisäväri ja hyperlinkki) : esityksen ko(Lisäväri ja avattu hyperlinkki)hteiden ja hyperlinkkien väri.
· Accent and followed hyperlink esityksen kohteiden ja avattujen linkkien väri.
2.3.1 Värimallin mukauttaminen
Mitä tahansa värimallia voi muokata eli muuttaa värejä.
1. Valitse Format, Edit Color Schemes (Muotoile, Muokkaa värimalleja)
2. Valitse Custom (Mukautettu)
3. Napsauta muutettavan värin väriruutua
4. Valitse Change Color (Muuta väriä).
5. Valitse haluamasi väri ja paina OK
6. Valitse Apply (Käytä), jolloin muutetun objektin väri muuttuu kaikissa dioissa
2.3.2 Dian taustan lisääminen ja muokkaaminen
Voit asettaa oman taustavärin, kuvioinnin tai kuvan koko esitykseen mastersivulla tai yksittäisellä sivulla
1. Valitse Format, Background (Muotoile, Tausta)
2. Valitse Background fill-valikon (Taustan täyttö) luettelosta Fill Effects (Täytön tehosteet).
Ÿ Gradient (Liukuväri): valitse yksi väri tai kaksi väriä, ja valitse allaolevista Shading styles (Sävytystyylit) liukuvärivaihtoehdoista
Ÿ Texture –välilehdeltä (Materiaalikuvio) voit valita taustakuvion
Ÿ Pattern-välilehdeltä (Kuvio) taustakuviointi
Ÿ Kuva –välilehdeltä (Picture) voit mennä etsimään kuvan, jonka haluat taustakuvaksi. Voit tehdä kuvasta vesileiman Picture –työkalupalkin (Kuva) työkalulla.
Valitse OK ja seuravassa valintaikkunassa
· Apply to All (Käytä kaikissa): taustakuvio lisätään kaikkiin dioihin
· Apply (Käytä): taustakuvio lisätään vain näytöllä olevaan diaan.
2.4 Dian koko, sivunumerointi, suunta
Dian koko tulee valita viimeistään siinä vaiheessa, kun päätetään millä välineellä esitys esitetään.
1. Valitse File, Page Setup (Tiedosto, Sivun asetukset)
2. Valitse esitysmediasta riippuen
· On -screen Show (Näytössä katseltava esitys), jos esitys katsotaan näytöltä. Näyttödia on pienempi kuin Letter-paperikoko.
· Letter-paper (8,5x11tuumaa) (Letter-paperi), jos esitys tulostetaan Letter-paperille.
· Ledger-paper (11x17 tuumaa) (Ledger-paperi), jos esitys tulostetaan Letter-paperille.
· A3, A4, jne. kansainväliset paperikoot, kun tulostetaan kansainvälistä kokoa olevalle paperille
· 35 mm Slides (diat)
· Overhead (Piirtoheitinkalvo), jos tulostetaan kalvoja piirtoheitintä varten.
· Banner (Viiri), jos suunnitellaan viiri Web-sivulle.
· Custom (Mukautettu), kun suunnitellaan erityiskokoisia dioja.
3. Valitse suunta Portrait (Pysty) tai Landscape (Vaaka). Valitse suunta myös muistiinpanoille ym.
4. Anna aloittava dian numero. Jos esityksessä on kansisivu, laita Number of Slides arvoksi 0, jolloin kansilehden sivunumero on 0 ja ensimmäisen dian sivunumero 1.
2.5 Mastersivu eli sivupohja
PowerPointin mukana toimitetaan kaksi erityistä diaa, joita kutsutaan perustyyleiksi: Dian perustyyli (Slide Master) ja Otsikkodian perustyyli (Title Master).
Esitykseen voi luoda dialle ja otsikkodialle yhden tai useamman perustyylin. Tästä on hyötyä jos esitys sisältää useampia osia, joille halutaan erilainen ulkoasu.
Dian perustyyli (Slide Master) määrittää esityksen jokaisen dian ulkoasun: kaikki dian ominaisuudet (taustaväri, tekstin väri, fontti, fontin koko, grafiikka) näkyvät esityksen jokaisessa diassa. Kun tehdään muutoksia perustyyliin, ne vaikuttavat jokaisessa diassa. Jos halutaan logo tms. jokaiseen diaan, se sijoitetaan Slide Master-sivulle. Dian perustyyli sisältää otsikkotekstin, kappaletekstin, päivämäärän, ajan, alatunnisteen sijainnin paikkamerkin: nämä sijaitsevat jokaisessa diassa samassa paikassa. Paikkamerkkejä voi mukauttaa haluamakseen.
Otsikkodialla on oma perustyyli, jonka nimi on Title Master (Otsikkodian perustyyli). Otsikkodian perustyyliin tehdyt muutokset vaikuttavat vain otsikkodiaan.
Missään tapauksessa ei pidä muotoilla joka sivun otsikkoa erikseen. Jos sivulla tekee muotoiluja, ne korvaavat mastersivun muotoilut.
2.5.1 Perustyylin muuttaminen
1. Mastersivulle siirrytään
· valitse View, Master, Slide Master (Näytä, Master, Dian perustyyli) tai
· napsauta Shift-näppäin pohjassa vasemman alakulman Normal View -kuvaketta.
2. Näyttöön tulee ensin otsikkodian perustyyli ja Slide Master View-työkalurivi. Muotoile sivua haluamaksesi
3. Siirry dian perustyyliin napsauttamalla dianäytössä 1. dian kuvaketta
· Valitse suunnittelumalli
4. Valitse View, Master, Handout Master (Näytä, Perustyyli, Tiivistelmä)
· valitse asettelu edli kuinka monta diaa näyttöön
5. Valitse View, Master, Notes Master (Näytä, Perustyyli, Muistiinpanojen perustyyli)
· tee haluamasi asetukset
6. Mastersivulta siirrytään takaisin dianäyttöön
· napsauta Normal View –kuvaketta tai
· napsauta mastersivun työkalupainikkeen Close Master View -painiketta
2.5.2 Päivämäärän, sivunumeron ym. lisääminen mastersivulle
1. Valitse mastersivulla View, Header and Footer (Näytä, Ylä- ja alatunniste)
2. Päivämäärä voidaan lisätä joko päivittyvänä Update automatically (Vaihtuva) tai se kirjoitetaan kohtaan Fixed (Pysyvä), jolloin se ei päivity.
3. Jos halutaan sivunumero, laitetaan rasti kohtaan Slide number (Dian numero) .
4. Footer-kohtaan kirjoitetaan esim. tekijän nimi, yrityksen nimi tms.
5. Don't show on title slide (Älä näytä otsikkodiassa) -ruksi poistaa edelliset kansisivulta.
Apply to All (Käytä kaikissa) lisää ne kaikkiin sivuihin.
Notes and Handouts-välilehdeltä tehdään vastaavat määritykset huomautukset ja pienoiskuvat sivuille. Näiden asetukset näkyvät esikatselussa tai tulosteissa.
2.5.3 Perustekstin ja luettelomerkkien muotoileminen
Tekstin voidaan muotoilla kaikilla sivuilla samanlaiseksi
· napsauta dian perustyylissä muotoiltavantekstin paikkamerkkiä (ensimmäinen rivi, sen alakohta, sen alakohta jne): valitse fontti, koko, väri
· vaihda luettelomerkki: napsauta riviä, jonka luettelomerkin haluat vaihtaa, valitse Format, Bullets and Numbering (Muotoile, Luettelomerkit ja numerointi) -valikosta haluamasi merkki. Muotoile luettelomerkin koko, väri ym. Customize (Mukauta) -painikkeen alta löytyy merkistöluettelot, joista voi etsiä lisää merkkejä.
· luetteloiden sisennyksiä voi muuttaa viivainriviltä siirtämällä sisennystason reunusmerkkejä.
2.5.4 Kuvan lisääminen
Jos joka sivulle halutaan kuva tiettyyn kohtaan esim. logo, se kannattaa sijoittaa mastersivulle. Kuva voidaan hakea joko
· Insert, Picture, From File (Lisää, Kuva, Tiedostosta) -toiminnolla tai
· kopioimalla leikepöydän kautta
2.5.5 Suunnittelumallin muokkaaminen
Kun mastersivulle valitaan jokin valmis suunnittelumalli, joka sisältää grafiikkaa, sitä voidaan muokata: siitä voidaan poistaa osia, siirtää, lisätä, vaihtaa väriä jne.
1. Siirry mastersivulle.
2. Aktivoi sivun grafiikka
3. valitse Grouping, Ungroup (Ryhmitä, Pura ryhmä)
4. Muokkaa grafiikkaa. Ryhmitä lopuksi se uudelleen Grouping, Regroup (Ryhmitä, Ryhmitä uudelleen)
2.5.6 Sivupohjan ja grafiikan poistaminen yksittäiseltä sivulta
Kun on valittu jokin suunnittelumalli tai värimalli, joka halutaan kaikille sivuille, se voidaan poistaa yksittäiseltä sivulta esim. jos halutaan piirtää sivulle.
1. Valitse Format, Background (Muotoile, Tausta) .
2. Ota pois rasti kohdasta Omit background graphics from master (Piilota perustyyliin kuuluva grafiikka), mikä poistaa kuvat ja grafiikan
3. Saat taustavärin vaihdetuksi valitsemalla Background fill-luettelosta (Täytön tausta) haluamasi värin.
2.6 Uuden dian lisääminen
· Napsauta New Slide (Uusi dia)-painiketta tai
· Insert, New Slide (Lisää, Uusi dia), jolloin avautuu ikkuna, josta voit valita dian rakenteen. Voit vaihtaa dian rakenteen milloin tahansa myös valitsemalla Format, Slide Layout (Muotoile, Dian rakenne)
3 Diojen tekeminen
3.1 Otsikkodia
Napsauta hiirellä pääotsikon paikkamerkkiä ja kirjoita teksti.
Napsauta hiirellä alaotsikon paikkamerkkiä ja kirjoita teksti.
Paikkamerkki häviää, kun napsautat hiirellä ulkopuolelle. Käyttämättömät paikkamerkit eivät tulostu. Voit siirtää otsikoita vetämällä hiirellä tekstikehyksen reunoista.
Voit lisätä esitykseen suunnittelumallin.
3.2 Merkitty luettelo
· Kirjoita otsikko
· Napsauta luettelon paikkamerkkiä ja kirjoita ensimmäinen rivi.
Luettelorivit ja rivinvaihto
· Paina Enteriä kun haluat lisätä uuden rivin luetteloon.
· Kun et halua luettelomerkkiä rivin alkuun, tee rivinvaihto Shift-Enterillä
Luettelon alakohdat
· Jos teet luetteloriville alakohtia, napsauta Increase indent -painiketta tai paina Tab elisarkain-näppäintä tai
· Kun haluat palata takaisin edelliselle tasolle, napsauta Decrease indent-painiketta tai paina Shift-Tab –näppäimiä.
Luettelomerkin vaihtaminen
· Luettelomerkin voi vaihtaa Format, Bullet (Muotoile, Luettelomerkki) -toiminnolla.
· Poista luettelomerkki -painikkeella
Rivinvälin muuttaminen
· Valitse Format, Line Spacing (Muotoile, Rivinväli)
.
Luettelorivin siirtäminen
· Vie kohdistin luettelomerkin päälle,
· Vedä ylös- tai alaspäin, jolloin rivin paikka luettelossa muuttu
Isot/pienet kirjaimet
Tekstin kirjain koon voi vaihtaa isot/pienet/iso alkukirjain Format, Change Case (Muotoile, Muuta kirjainkoko)
3.2.1 Otsikko- tai luettelo-objektin siirtäminen
1. Napsauta objektia.
2. Vie kohdistin objektin reunan päälle niin, että se muuttuu nuoleksi.
3. Vedä hiirellä.
3.2.2 Koon muuttaminen
1. Napsauta objektia.
2. Vie kohdistin jonkin kahvan päälle (=objektin ympärillä olevat neliöt) jolloin kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi.
3. Vedä, jolloin koko muuttuu.
4. Kulmakahvasta vedettäessä säilyy mittakaava.
Siirtäminen
Koon muuttaminen
kahvoista
3.3 Esityksen selaaminen
Diasta toiseen voi siirtyä
· -painikkeilla tai
· Page down ja Page Up -näpääimillä.
· 1. diaan voi siirtyä Home-näppäimellä
· viimeiseen diaan End-näppäimellä.
3.4 Diojen kopioiminen, järjestäminen ja poistaminen
Avaa Dialajittelunäkymä
1. siirtäminen: vedä dia sen dian eteen mihin haluat sen siirtää
2. poistaminen: valitse dia tai Shift-näppäin pohjassa ne diat, jotka haluat poistaa. Paina Delete-näppäintä.
3. kopioiminen:
· valitse dia tai Shift-näppäin pohjassa ne diat, jotka haluat kopioida.
· Valitse Edit, Copy (Muokkaa, Kopioi) tms. kopiointitapa
· siirry siihen dia-esitykseen, mihin haluat kopioida dian
· vaihda dia-näkymä
· napsauta sen dian eteen, mihin haluat kopioida dian/diat.
· valitse Edit, Paste (Muokkaa, Liitä)
3.5 Muistiinpanot
Kun luot esityksen dioja, voit kirjoittaa niiden sisältöön liittyviä puhujan muistiinpanoja ja käyttään niitä esitystä pitäessäsi. Muistiinpanot voi luoda
· Notes (Muistiinpanot) -ikkunassa: napsauta ikkunaan ja kirjoita
· tai Muistiinpanosivunäkymässä: valitse View, Notes Page (Näytä, Muistiinpanosivu). Tässä näkymässä voi siirtyä muistiinpanosivulta toiselle kuten dianäytössä.
3.6 Esityksen esikatseleminen
Print Preview (Esikatselu) -näkymässä voi nähdä ennen tulostamista, miltä esitys näyttää. Esikatselussa voi vaihtaa näkymästä toiseen kuten muistiinpano-, jäsennus- ja tiivistelmänäkymiin ja kääntää dian vaaka- tai pystysuuntaan.
Täysin mustavalkoinen esikatselu näyttää värit mustavalkoisina, harmaasävy näyttää ne harmaan sävyinä.
Jos tulostetaan harmaasävytulostimella, diat näkyvät harmaasävyinä esikatselussa.
Jos tulostetaan väritulostimella, vaihda Color/grayscale (Väri/harmaasävy) -valikosta Color (Väri)
3.7 Esityksen tulostaminen
Esityksen voi tulostaa
· dioina
· puhujan muistiinpanoina
· tiivistelmänä
· jäsennyksenä
1. Napsauta File, Print (Tiedosto, Tulosta)
2. Valitse
· Slides (Diat): tulostaa diat sellaisena kuin näkyvät näytössä
· Handouts (Tiivistelmät): tulostaa yhden, kaksi, kolme, neljä, kuusi, yhdeksän diaa yhdelle sivulle
· Notes Pages (Muistiinpanosivut): tulostaa sivun siten, että muistiinpanot tulevat sivun alle
· Outline view (Jäsennysnäkymä): tulostaa jäsennyksen ja muotoilun nykyisten näkymäasetusten mukaisena.
Color/grayscale (Väri/harmaasävy) -valikosta voidaan valita kolmesta värivaihtoehdosta
· Color (Väri): tulostaa esityksen värillisenä
· Grayscale (Harmaasävy) tulostaa esityksen harmaasävyisenä väri- tai mustavalkotulostimella
· Pure Black and White (Täysin mustavalkoinen) tulostaa mustavalkotulostimella esityksen mustavalkoisena.
Tulosteen laatua voi parantaa seuraavilla asetuksilla
· Scale to fit paper (Sovita paperille): sovittaa diat paperin tulostuskoon mukaan
· Frame Slides (Diojen reunaviiva) lisää kehyksen diojen ympärille tulostettaessa
· Include comment pages (Sisällytä kommenttisivut) tulostaa kommentit, jos niitä on
· Tulosta piilotetut diat tulostaa myös piilotetut diat
4 Kuva
4.1 Kuvan lisääminen
4.1.1 ClipArtista
1 Valitse Insert, Picture, ClipArt (Lisää, Kuva, ClipArt) tai napsauta piirtotyökalurivillä Insert ClipArt (Lisää ClipArt) -kuvaketta
2 Valitse Search in -luettelosta ne luokat, joista haet kuvia.
3 Valites Results should be -luettelosta kuvatyyppi esim. ClipArt.
4 Napsauta ikkunassa Go, minkä jälkeen allaolevaan ikkunaan ilmestyy kuvia
5 Napsauta kuva, jolloin se ilmestyy diaan
4.1.2 Kuvan lisääminen tiedostosta
1. Valitse Insert, Picture, From file (Lisää, Kuva, Tiedostosta).
2. Etsi kansio ja valitse kuva.
3. Lisäksi kuva voidaan kopioida toisesta ohjelmasta Copy-Paste (Kopioi, Liitä) -toiminnolla
4.2 Kuvan koon muuttaminen
Kuvan kokoa muutetaan vetämällä kuvan kahvoista. Kuvaa kierretään vetämällä vihreästä yläkahvasta.
Voit siirtää kuvaa vetämällä kuvan sisäpuolelta.
4.3 Kuvan muokkaaminen
Kuvaa voidaan muokata Picture-työkalupalkin painikkeilla.
Tuo Kontrasti Rajaus Uudelleen Muokkausten kuvatiedosto väritys poisto
Vesileima Kirkkaus Reunaviiva Muokkaus ym.
4.4 Kuvan hajottaminen osiin ja ryhmittäminen
Jotkin kuvista voi hajoittaa osiin piirtotyökalurivin vasemman alakulman Draw, Ungroup (Piirrä, Pura ryhmittely) –toiminnolla tai hiiren oikean painikkeen alta., jolloin kuvasta voi poistaa osia tai järjestää osat uudella tavalla.
Kuvan voi koota yhdeksi kuvaksi Draw, Group (Piirrä, Ryhmittele) -toiminnolla.
5 MUOTOJEN PIIRTÄMINEN
5.1 Viivain- ja apulinjat sekä työkalurivi
Kun haluat piirtää tarkasti, ota esille
Ÿ viivain View, Ruler (Näytä, Viivain) –toiminnolla
Ÿ apulinjat View, Guides (Näytä, Apulinjat ) –toiminnolla
Ÿ voit vetää pysty- ja vaakasuuntaisesta apulinjasta lisää apulinjoja: pidä Ctrl-näppäin alaspainettuna ja vedä hiirellä apulinjasta uusia apulinjoja.
Muotoja voi piirtää piirtotyökalun työkaluilla tai käyttämällä automaattisia muotoja (AutoShapes)
Piirtotyökalurivi sisältää seuraavat painikkeet:
Piirto- Automaattiset Suorakulmio Lisää Lisää Täyttö- Viivan Viivan Nuolen Kolmi-
valikko muodot Viiva Lisää kaavio Clipart väri väri paksuus tyyli ulotteisuus teksti
Valitse Nuoli Ellipsi WordArt Lisää Tekstin Viivan Varjostus kohde t. ympyrä kuva väri tyyli
5.2 Viivat ja nuolet
Valitse viiva- tai nuoli -työkalu. Piirrä viiva. Jos haluat pakottaa viivan suoraksi, pidä Shift (Vaihto) -näppäin alas painettuna, valitse työkalu ja piirrä viiva.
Viivan ja nuolen ulkoasua voi muokata seuraavilla painikkeilla.
1. Viivan väri
2. Viivan paksuus
3. Viivan tyyli
4. Nuolen tyyli
Viivan asetuksia voi muuttaa valitsemalla Nuolen tyyli-painikkeen valikosta Lisää nuolia-valintaikkunan. Sen välilehdiltä voi muuttaa viivan asetuksia, värin, tyylin, koon, sijainnin.
5.3 Suorakaide, ellipsi
1. Valitse työkalu ja vie osoitin kohtaan, josta aloitat piirtämisen.
2. Vedä kuvio hiiren vasen painike alaspainettuna.
3. Voit kirjoittaa suoraan objektin sisään.
5.3.1 Ympyrä tai neliö
Kun haluat piirtää suoran viivan, neliön tai ympyrän, pidä Shift -näppäin (Vaihto) alaspainettuna, valitse työkalu ja piirrä kuvio.
5.3.2 Kuvion piirtäminen keskipisteestä alkaen
Kun haluat piirtää kuvion keskipisteestä alkaen, pidä Ctrl-näppäin alaspainettuna ja piirrä suorakulmio tai ellipsi.
Jos piirrät ympyrän tai neliön keskipisteestä alkaen, pidä Ctrl ja Shift-näppäimet molemmat alaspainettuna, valitse työkalu ja piirrä kuvio.
Voit muuttaa piirroksen kokoa reuna- tai kulmakahvoista (säilyttää mittakaavan) vetämällä.
5.3.3 Suorakaiteen, ellipsin ym. kuvioiden muotoileminen
1. täytön väri, reunaviivan väri ja tekstin väri -painikkeilla, jotka sisältävät saman väripaletin ja kohteeseen sopivat tehosteet. .
2. Voit vaihtaa täyttövärin Täyttöväri-painikkeella, jonka alta löydät lisää täyttövärejä sekä täytön tehosteet, liukuväri, taustakuvio ym.
3. Varjostus- ja kolmiulotteisuustehosteet
Shadow (Varjostus) -painikkeen alta löytyy erilaisia varjostuksia. Shadow Settings (Varjostuksen asetukset) -kohdasta voit mennä muuttamaan varjostuksen suuntaa, leveyttä, väriä.
Varjostuksen väri
3D (Kolmiulott.) –painikkeen alta löytyy erilaisia kolmiulotteisia vaihtoehtoja. 3D-Settings-vaihtoehdon alta voit säätää 3-ulotteisuutta.
Kolmiulotteisuuden kääntäminen Valo
Kolmiulotteisuuden syvyys Väri
Perspektiivi
Kaksoisnapsauttamalla objektia saadaan esille Format AutoShape (Muotoile, Automaattista muotoa) -valintataulu.
Sen välilehdiltä voi muuttaa kuvion
· värejä ja viivoja
· kokoa, leveys ja korkeus
· sijaintia
· tekstikehyksen sijainti: tekstin etäisyys reunoista, tasaus objektin sisällä.
5.4 Tekstin lisääminen
Pelkkää tekstiä lisätään Lisää teksti-työkalulla . Työkalulla voi kirjoittaa pelkkää tekstiä eikä sen ympärille tule reunaviivaa eikä taustaväriä. Muutoin toimii kuten suorakaide.
5.5 Tyylitellyn tekstin lisääminen
WordArt-työkalulla voidaan luoda tyyliteltyjä tekstejä
5.6 Automaattiset muodot
Piirtotyökaluriviltä AutoShapes-valikosta (Automaattiset muodot) löytyy lisää piirtotyökaluja.
Automaattisissa muodoissa on vihreä pallon muotoinen kahva, josta kuviota voidaan kiertää.
Keltaisesta vinoneliö-kahvasta voidaan muuttaa kuvion muotoa.
Viivat Yhdysviivat Perusmuodot Nuolet Vuokaaviot
Tähdet ja bannerit Puhekuplat Toimintopainikkeet
Muotoa voidaan muokata lisää napsauttamalla kuviota ja valitsemalla Format Autoshape (Muotoile, Automaattista muotoa) ks. edellinen kohta. Välilehdiltä voi määritellä kuvion tarkan koon, tekstin tasauksen pystysuunnassa, värin ym.
5.7 Useiden objektien valitseminen
Kun haluat poistaa, siirtää, kopioida, ryhmittää tms. useita objekteja, voit valita ne
Ÿ pida Shift-näppäin alaspainettuna ja napsauta piirrosta, viivaa, kuvaa tms. , jolloin niihin ilmestyy valkeat kahvat
Ÿ valitse osoitintyökalu ja vedä laatikko kaikkien aktivoitavien kohteiden ympärille. Kun löysäät hiirestä, ilmestyy objekteihin valkeat kahvat.
5.8 Kopioiminen ja monistaminen
Kun teet piirrosta, jossa on esim. useita samankokoisia laatikoita, tee ensimmäinen ja muotoile se. Kopioi se ja muuta tekstit, niin saat laatikoista helposti samankokoisia ja –näköisiä.
Kopiominen tehdään Copy-Paste (Kopioi-Liitä) –toiminnolla. PowerPoint sijoittaa uuden version viistosti alkuperäisen päälle, joten vedä se siitä oikeaan paikkaan. Kopioi seuraava jne.
Voit monistaa alkuperäisen myös valitsemalla ensin Copy ja sen jälkeen Edit, Duplicate (Kopioi- Muokkaa, Monista) –toiminnolla.
5.9 Objektien järjestys
Voit määritellä piirrosten, kuvien ym. järjestyksen eli mikä on päällimmäisenä, mikä seuraavana jne.
1. Aktivoi kohde, jonka paikkaa haluat muuttaa
2. Valitse Draw tai napsauta hiiren oikeaa painiketta, valitse Order (Piirrä, Järjestys)
3. Valitse seuraavista
Ÿ Bring to front (Tuo eteen), tuo kohteen päällimmäiseksi eli kaikkien eteen
Ÿ Send to back (Vie taakse), vie kohteen alimmaiseksi
Ÿ Bring forward (Siirrä eteenpäin), tuo kohteen edellisen kohteen eteen
Send backward (Siirrä taaksepäin), vie kohteen edellisen kohteen taakse.
5.10 Objektien tasaaminen
Voit tasata objektit esim. pystysuunnassa siten että niiden keskikohdat ovat samassa linjassa sekä niiden etäisyyden toisistaan yhtä suuriksi.
1. Aktivoi kohteet
2. Valitse Draw (Piirrä)
3. Align or Distribute (Piirrä, Tasaa tai tasaa välit)
4. Tasaa vaaka- tai pystysuunnassa: Valitse luettelosta Align …haluamasi tasaustapa Katso kuvakkeita, niin löydät oikean vaihtoehdon helpoimmin.
5. Tasaa objektien välinen etäisyys yhtä suureksi:Valitse Distribute Horizontally ( Tasavälein vaakasuunnassa) vaakasuuntaiset objektit tai DistributeVertically (Tasavälein pystysuunnassa).
5.11 Muotojen yhdistäminen
PowerPointilla on helppo piirtää vuokaavioita ja kaaviokuvia. PowerPointissa voi yhdistää kaksi objektia yhdysviivalla. Objekteja yhdistävä viiva koskettaa erityisiä objektien yhdistämispisteitä. Kun siirrä kohdistimen objektin päälle, esille tulevat pienet siniset kahvat, joita kutsutaan liityntäkohdiksi.. Jälkeenpäin voi muuttaa yhdistämisviivan muotoa tai siirtää objektia, jolloin viiva liikkuu mukana.
Yhdysviivoilla voi yhdistää myös kuvia ja kuvioita.
5.12 Objektien siirtäminen
Objekteja voi siirtää hiirellä vetämällä. Jos haluaa siirtää tarkasti askelittain, voi käyttää Ctrl- ja nuolinäppäimiä. Shift-näppäin lukitsee siirtosuunnan.Jos päällä on View, Snap objects to grid (Näytä, Kohdista ruudukkoon), siirtäminen tapahtuu gridin mukaan eli portaittain.
5.13 Muotojen ryhmitteleminen ja ryhmittelyn purkaminen
Objekteja voidaan ryhmittää, jolloin niitä voi käsitellä yhtenä kuviona. Valitse ryhmiteltävät objektit
· vedä valintakehys hiirellä ryhmiteltävien objektien ympärille tai
· valitse Shift-näppäin pohjassa ryhmiteltävät objektit.
Valitse Draw, Group (Piirrä, Ryhmittele)
Ryhmityksen purkaminen
Valitse purettava objekti
Valitse Draw, Ungroup (Piirrä, Pura ryhmittely)
6 Kaavio
1. Valitse kaaviodia ja kaksoisnapsauta kaaviokuvaketta tai lisää kaavio mille tahansa sivulle Insert Chart- painikkeella tai valikosta. Näytölle avautuu kaavioikkuna, jonka taulukko-osaan voi kirjoittaa tiedot, joista kaavio muodostuu.
2. Kirjoita taulukon tiedot malllitaulukkoon arvojen päälle tai kopioi esim. Excelin taulukosta arvot mallitaulukkoon.
3. Poista liiat sarakkeet ja rivit maalaamalla poistettavat sarake- ja riviotsikot esim. C-D ja paina Delete-näppäintä.
Voit tuoda Excelistä kaavion
Ÿ kopiomalla Copy-Paste –toiminnolla tai
Ÿ linkittämällä Copy - Paste Special, Paste Link, jolloin Excelin taulukkoon tehdyt muutokset päivittyvät myös PowerPointin kaavioon. Tämä on usein paras tapa tehdä kaavio PowerPointiin.
Voit muokata kaaviota kaaviotyökalurivin painikkeilla
Näytä/piilota taulukko
Tiedot riveiltä/sarakkeista
Kaavion tyyppi Taustaviivat Selitteet
Lukumuotoilut
Voit muuttaa kaaviolajin Chart Type (Kaaviolaji)-painikkeella tai Chart, Chart Type-valintataulusta (Kaavio, Kaaviolaji).
Otsikot voit lisätä Chart, Chart Options, Titles (Kaavio, Kaavion asetukset, Otsikot) -välilehdeltä. Samoin muita muotoiluja voi tehdä täällä.
Kaavion osia voi muokata kaksoisnapsauttamalla kohdetta. sen jälkeen avautuvassas valintataulussa voi tehdä halutut asetukset. Viereisessä mallissa on kaksoisnapsautettu X-akselia ja Scale (Asteikko) -välilehdellä otettu pois ruksi kohdasta Value (Y) axis crosses between categories.
X-akselin muotoilu Y-akselin muotoilu
7 Organisaatiokaavio
Organisaatiokaavion tekemistä varten valitaan sellainen dian rakenne, jossa on organisaatiokaaviolle paikka. Kaksoisnapsauta kuvaketta, jolloin käynnistyy apuohjelma,. jolla voit tehdä organisaatiokaavion.
Ohjelman voi käynnistää myös Insert, Picture, Organisation Chart -toiminnolla.
Kun apuohjelma on käynnistynyt, saat näyttöön mallikaavion.
Kirjoita ruutuihin suoraan ensimmäiselle riville esim. nimi, paina Enteriä ja kirjoita toiselle riville titteli tms.
Voit lisätä kaavioon alaisia, työkavereita ym. organisaatiotyökalupalkin painikkeilla:
Valitse Insert Shape-valikosta
Alainen
Työtoveri
Assistentti
Napsauta ensin organisaation henkilön ruutua ja valitse sen jälkeen jokin ylläolevista
Voit poistaa ruutuja Delete-näppäimellä.
Shift-näppäin pohjassa voit valita useita ruutuja, minkä jälkeen voit muuttaa esim.
Ÿ ruutujen taustaväriä
Ÿ ruutujen reunaviivan paksuutta ja tyyliä
Ÿ tekstin fonttia, kokoa, väriä jne
Ÿ viivojen paksuutta, tyyliä ja väriä voit muuttaa piirtotyökalurivin painikkeilla.
Kaavioon voi piirtää lisää piirtotyökaluilla.
Layout -valikosta voit valita organisaatiokaavion tyypin.
Kun organisaatiokaavioon pitää saada lisätyksi sellaisia ”laatikoita”, jotka eivät noudata mallia, ota pois AutoLayout-valinta, minkä jälkeen kaavioon voi lisätä haluamiinsa paikkoihin uusia elementtejä. M
View valikosta voit zoomata organisaatiokaaviota.
Voit ottaa piirtotyökalut esille View, Draw, Tools ja piirtää esim. viivoja ja laatikoita
Poistu organisaatiokaavio-ohjelmasta File, Close and Return to Presentation.
8 esityksen siirtymät ja tehosteet
Kun olet tehnyt esityksen sivut valmiiksi, siirry dialajittelunäyttöön Slide Sorter View.
Voit laittaa siirtymät ja tehosteet
Ÿ erikseen jokaiseen yksittäiseen sivuun tai
Ÿ valita Ctrl-näppäin alaspainettuna ne sivut, joihin haluat laittaa samanlaiset siirtymät tai tehosteet tai peräkkäiset sivut Shift-näppäin pohjassa.
Ÿ valita kaikki Edit, Select All -käskyllä.
8.1 Siirtymät
1. Siirry dialajittelunäkymään. Tämän voi tehdä myös yksittäiselle dialle dia-näkymässä.
2. Määrittele dian siirtymät napsauttamalla Transition –painiketta eli miten diat tulevat näyttöön
1. Valitse animaatio.
2. Valitse nopeus Modify transition-valikosta.
3. Valitse etenemistapa Advance Slide –kohdasta. On click eli dia vaihtuu kun hiirtä napsautettaessa Automatically, automaattinen: anna aika, jonka kuluttua dia vaihtuu
Jos haluat asetukset kaikkiin dioihin, valitse Apply to All Slides.
Dian rivien ym. objektien esiintuominen eli miten esim. dian rivit tulevat esiin.
Valitse Slide Show (Diaesitys) –valikosta Animation Schemes (Animaatiomallit) Saat oikeanpuoleiseen ikkunaan joukon animaatiomalleja. Valitse malleista
8.2 Mukautettu animaatio
Yksittäiseen diaan voi lisätä tehosteita niin, että rivit tai objektit ilmestyvät yksitellen sivulle.
1. Ota dianäyttöön dia, johon liität animaation
2. Valitse Slide Show (Diaesitys) –valikosta Custom Animation (Mukautettu animaatio) tai hiiren oikean painikkeen alta.
3. Valitse jokin objekti sivulta esim. rivi, kuva, piirros
4. Napsauta Add Effect-painiketta
5. Valitse tehoste alavalikoista esim.:Entrance: kun kuvio tulee esiin. Valitse tapa, miten tulee esiinExit: kuvio poistuu, valitse tapa, miten poistuu
6.
1. Valitse Start-valikosta, milloin animaatio aloitetaan
2. Property-valikosta valitaan esim. suunta
3. Speed-valikosta nopeus
4. Animaatiot voi poistaa luettelosta Deletellä
5. Dioja voi järjestellä uudelleen Re-Order –painikkeilla.
6. Animaatiorivin-valikosta voidaan määrittää Effect- ja Timing valintataulussa voi tehdä seuraavat määritykset:
7. Play ja Slide Show-painikkeilla voi käynnistää esityksen.
8.3 Esityksen käynnistäminen
Kun haluat, että esitys pyörii kaiken aikaa,
1. Valitse Slide Show, Set Up Show ja
2. laita rasti kohtaan Loop Continuously until 'ESC'. Tällöin esitys jatkaa aina viimeisen sivun jälkeen alusta, kunnes painetaan ESC-näppäintä.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)